Você está em dúvida do porque é essencial ter uma software que gerencie a sua clínica? Não sabe como ficam os aspectos relacionados a segurança das informações, aplicabilidade das funcionalidades e Receita de Federal?
Para ajudar você a elucidar essas dúvidas, convidamos o Drº Weder Carneiro da Odonto Branding, para apresentar o seu ponto de vista em relação aos softwares de gerenciamento de clínicas e consultórios odontológicos.
De acordo com o Drº Weder da Odonto Branding um software de gerenciamento tem como objetivo principal, facilitar a vida do dentista e as rotinas da clínica ou consultório, permitindo uma organização funcional muito útil.
Das funções mais básicas, o controle de agenda de pacientes é a porta de entrada para o uso de uma ferramenta de gerenciamento, tornando o agendamento mais fácil, rápido e eficiente.
Além disso, as melhores ferramentas disponíveis no mercado, contam com o envio de SMS, dessa forma, diariamente o software já envia SMS aos pacientes agendados no dia, lembrando-os de sua consulta. Essa funcionalidade poupa tempo da secretária, pois ela não terá mais a tarefa de pesquisar na agenda de papel os pacientes agendados, separar as fichas, para então entrar em contato.
Para Drº Weder, uma outra funcionalidade básica e bem interessante é que o software pode ser configurado para lembrar a secretária de determinados pacientes que estão em época de retorno, seja para revisão de suas próteses, aparelhos, manutenções periodontais, etc. Dessa forma, evita-se que o paciente seja “esquecido” e, consequentemente, nos esqueçamos também. Além de garantir a saúde dos pacientes, também é um bom retorno financeiro com essas manutenções.
Em relação às funcionalidades mais específicas, os relatórios de gestão são excelentes fontes de informações para uma efetiva tomada de decisão. Imagine que você esteja com o projeto de aumentar a sua clínica ou montar uma nova sala, como saber se o que você tem demanda fará com que seu investimento tenha retorno, o até mesmo se é necessário essa ampliação?
Os relatórios de atendimento podem orientar quais são os tipos de serviços mais rentáveis ou os que requerem mais tempo de atendimento, também podem indicar se os colegas que atendem em sua clínica estão sendo lucrativos ou não. Pode-se analisar se os atendimentos demorados de fato são lucrativos, caso negativo, talvez seja interessante fazer uma parceria com outra clínica para atender esses procedimentos, e você abrir espaço em sua agenda para serviços mais mais rápidos e lucrativos.
Segundo Drº Weder, ainda sobre os relatórios de gestão, eles podem apontar qual é o seu público alvo, onde ele mora, como ele negocia os valores. São tantas vertentes de análises dos mais diversos relatórios, que eles farão com que suas decisões tenham um suporte seguro e verdadeiro, aumentando muito as chances de acertos.
Um ponto abordado pelo Drº Weder é em relação a segurança e validade jurídica das informações, segundo ele, já está na Câmara dos Deputados um projeto de lei que regulamenta a utilização de prontuários digitais pelos profissionais dentistas. Do ponto de vista da validade jurídica, os prontuários digitais corretamente instruídos possuem não só validade jurídica, mas também mecanismos de segurança que comprovam sua veracidade de dados.
Atualmente, as melhores ferramentas no mercado, por exemplo o Dental Office, possibilitam os backups em nuvem diários, tornando muito mais fácil e simples a garantia da segurança de dados. Dessa forma não é necessário ter arquivos físicos, correndo o risco deles serem furtados, queimados ou perdidos acidentalmente como ocorre com os prontuários de papel.
Do ponto de vista de gestão financeira, para Drº Weder a discrepância com os controles em papel são enormes, pois com o software é possível visualizar rapidamente quem são os clientes pagantes, inadimplentes, os que “sumiram”, além de outras funcionalidades como emissão de boleto bancário, integração com maquininha de cartão (no Dental Office a maquininha de cartão da Stone é integrada no sistema ), tudo já dentro do próprio sistema.
Em resumo, segundo Drº Weder, ele não encontra argumentos que sustentam a utilização de prontuários de papel, tanto pelo risco com as informações quanto pela ausência de funcionalidades de alta gestão de clínicas e consultórios. Ele recomenda fortemente para todos os dentistas, o investimento em um bom software de gerenciamento e ainda o treinamento adequado de seus funcionários para usar o software com alta performance.
E nós do blog do Dental Office agradecemos a parceria com o Drº Weder e a sua visão em relação ao uso de software de gerenciamento de clínicas e consultórios.
Conte para nós qual nos comentários, a sua visão sobre softwares de gerenciamento de clínicas e consultórios!
