A recepção de um consultório odontológico é a primeira impressão que um paciente terá sobre o seu negócio. Uma recepção desorganizada e com profissionais despreparados certamente passará uma mensagem de desleixo para o seu cliente.
Contudo, ter uma recepção limpa, organizada, com bons profissionais pode fazer toda a diferença na experiência do paciente na sua clínica. E sabemos que isso é essencial para fidelizá-lo e até mesmo gerar indicações do seu trabalho.
Pensando em ajudar dentistas e gestores que estejam abrindo ou reformando seus consultórios, nós do Blog Dental Office preparamos esse post completo com 4 dicas de como montar a recepção de um consultório odontológico.
Nesse post você vai ver dicas de:
- Decoração para clínicas
- Como deixar o espaço da recepção mais aconchegante
- Quais móveis e opções de entretenimento oferecer ao paciente
- Como contratar e treinar bons profissionais
Portanto, se você quer saber mais sobre como encantar pacientes desde a sua recepção, continue lendo esse post.
Por que é importante ter uma boa recepção no consultório odontológico?
Como falamos na nossa introdução, ter uma boa recepção no consultório odontológico é primordial. Mas por quais motivos é necessário prestar tanta atenção a esse pequeno espaço?
A recepção da clínica faz parte do processo de conhecimento do paciente sobre o seu serviço. Ao chegar na recepção, o paciente precisa se deparar com uma clínica aconchegante, e que transmita segurança e profissionalismo.
Lembre-se que estamos falando sobre um serviço de saúde e estético. Ou seja, o dentista/clínica precisa ganhar a confiança do paciente desde o primeiro momento, que muitas vezes é na recepção.
Claro que um bom atendimento telefônico e nas redes sociais também faz parte de toda essa construção. Mas o visual da sua clínica conta muito, e por isso, deve ser tratada com toda essa seriedade.
O que fazem os recepcionistas na clínica?
Antes de passarmos para as dicas de como montar uma boa recepção no consultório odontológico, é preciso entender melhor as atribuições de cada profissional que atua nesse ambiente.
Os recepcionistas são responsáveis por atender, e como o próprio nome diz, recepcionar os pacientes na clínica. Tudo o que se refere ao atendimento ao público, deve passar por esses profissionais.
Muitos dentistas confundem essas atividades com as funções de uma secretária. Por mais que a secretária possa realizar essas atividades, o papel dessa profissional é mais de apoio administrativo: recebimento de contas, contato com fornecedores, controle de estoque e afins.
Contudo, em clínicas menores e com menos pessoal, é possível que a secretária faça as duas funções. Vale ressaltar que, independente de quem faça esse primeiro contato presencial com o paciente, é necessário ter treinamento e manter um padrão no atendimento.
Saiba mais em: Técnico em saúde bucal, Secretária e Auxiliar de Dentista: quais as diferenças desses profissionais?
Como montar uma boa recepção no consultório odontológico?
Agora que já vimos os principais motivos para ter uma recepção de alto padrão no seu consultório, vamos as dicas de como montar uma.
Separamos aqui em 4 etapas: decoração, espaço, móveis e eletrônicos, e profissionais. Vamos passar por cada uma dessas etapas a seguir.
Vamos lá?
Decoração
A decoração de uma clínica odontológica é parte primordial do planejamento do negócio. Afinal, uma boa decoração, com cores e acessórios adequados tem o poder de trazer paz e tranquilidade ao paciente, em um ambiente que muitas vezes é associado a dor e medo.
Por isso, na hora de montar uma boa recepção, aposte em cores claras, que vão de encontro com a identidade visual da sua marca. A principal dica nesse aspecto é não sobrecarregar o ambiente, seja com cores fortes ou com decorações exageradas.
Lembre-se que ao optar por cores e decorações mais claras, o cuidado com a limpeza do ambiente deve ser redobrada.
Leia mais em: 6 dicas de decoração para consultório odontológico
Espaço
Ninguém gosta de esperar por atendimento em um espaço pequeno e desconfortável. Por mais que as salas dos dentistas sejam o espaço principal da clínica, fique atento ao tamanho da sala de espera.
Especialmente se a sua clínica tiver um fluxo alto de pacientes. Em uma clínica que atenda a especialidade de odontopediatria, por exemplo, é essencial ter um espaço kids, com brinquedos para distrair as crianças e os pais no momento de espera pelo atendimento.
Para os adultos, aposte em ter um espaço de copa, com oferta de chás, cafés, e petiscos. Não se esqueça de manter revistas e jornais atualizados para que seus pacientes possam se entreter enquanto esperam.
Falaremos mais sobre opções de entretenimento no próximo tópico.
Móveis e eletrônicos
Em relação aos móveis e eletrônicos da sua clínica, a principal dica é optar pela praticidade e conforto.
É importante ter uma televisão na recepção, com opção diversificada de canais, e até mesmo acesso a internet (smart tv). Falando em internet, ofereça uma conexão wi-fi de qualidade aos pacientes, para que possam se entreter durante a espera.
Já na mobília, tenha cadeiras ou poltronas confortáveis e que deixem o ambiente aconchegante. Evite utilizar cadeiras de plástico, pois podem passar uma impressão de desleixo com o ambiente.
Profissionais
Por fim, é primordial contar com bons profissionais na sua recepção. Eles serão o primeiro contato do seu paciente com o seu negócio, e devem manter um atendimento cordial, respeitoso, e claro, simpático.
Além disso, os recepcionistas devem estar preparados para tirar dúvidas, resolver pequenos imprevistos e dar toda a assistência necessária aos pacientes antes do atendimento.
Para isso, além de contratar profissionais com perfil pró-ativo, você deve treinar sua equipe. Explicar processos e procedimentos que você está habituado a fazer na sua clínica é uma forma fácil de uniformizar o atendimento.
Vale lembrar que escutar as opiniões de quem vivencia o dia a dia na recepção também é essencial para organizar demandas e reformular processos, caso seja necessário. Sempre levando em consideração o bem-estar do paciente.
Mas é claro que para tudo isso dar certo, você precisa manter sua equipe engajada e motivada. Veja mais no nosso eBook:
Por fim
Esperamos que esse post tenha te ajudado a tirar dúvidas de como montar a recepção de um consultório odontológico. Se você gostou desse conteúdo, não deixe de compartilhar com os colegas e amigos de profissão, e claro, com a sua equipe.
Lembrando que aqui no Blog Dental Office você encontra diversos posts sobre assuntos pertinentes ao mercado odontológico e gestão de clínicas e consultórios. Não deixe de conferir.
Agradecemos a sua leitura e até a próxima.