Planejamento Odontológico: o que é e como elaborar um

O planejamento odontológico é uma das etapas mais importantes do tratamento dentário. Afinal, é com base nesse guia que o dentista realizará os procedimentos identificados como necessários na consulta odontológica inicial.

Nesse conteúdo, explicaremos o que é o planejamento odontológico, qual a sua importância e as etapas para um bom planejamento.

O que você verá neste conteúdo:

O que é o planejamento odontológico?
Qual a importância do planejamento odontológico?
Quais as etapas para elaborar um planejamento odontológico?
Qual é o papel do prontuário odontológico digital no planejamento?
Quais são os indicadores de sucesso para o planejamento odontológico?

O que é o planejamento odontológico?

O planejamento odontológico é o processo que envolve todas as etapas que antecedem o tratamento odontológico. Neste caso, estamos falando da anamnese, consulta inicial, diagnóstico, plano de tratamento e afins.

O planejamento odontológico é essencial para que o profissional garanta a melhor assistência possível ao paciente, planejando todo o seu tratamento antes mesmo de ser iniciado.

É um processo que deve ser compartilhado com o paciente, a fim de ajustar as etapas de acordo com as expectativas e objetivos primários que os levaram até o seu consultório.

Essa etapa é primordial para organizar os procedimentos e tratamentos, mas também para dar maior segurança ao paciente e tranquilizá-lo. Em resumo, o planejamento odontológico:

Otimiza recursos: garante que todos os materiais e equipamentos estejam disponíveis e em bom estado.
Aprimora o atendimento ao paciente: proporciona uma experiência de atendimento mais fluida e satisfatória.
Reduz custos: melhora a gestão financeira, evitando desperdícios e otimizando o uso de recursos.

Qual a importância do planejamento odontológico?

O planejamento odontológico é o que vai guiar as suas ações e tratamentos a serem realizados em determinados casos. É a partir desse documento que você se organizará, assim como a sua equipe de trabalho, para atender ao paciente.

Com esse planejamento você:

Passa mais segurança ao paciente, mostrando as etapas do tratamento odontológico;
Tem maior previsibilidade da duração do tratamento e menos cadeiras vazias no consultório;
Sabe antecipadamente as etapas do tratamento a ser realizado;
Tem maior controle dos procedimentos, bem como do instrumental necessário para cada etapa;
Se resguarda legalmente e evita processos jurídicos.

Tudo isso, claro, contando com um planejamento bem estruturado e com o maior número de informações possíveis.

Por que o paciente não quer fechar o planejamento odontológico?

É mais comum do que se pensa a situação de querer fazer algum procedimento, solicitar um orçamento, mas desistir depois de ver o custo total e o tempo que será preciso para concluir todo o processo.

Frases como “o custo é muito alto”, “todo esse tempo é mesmo necessário?”, “por que fazer isso?” são comumente ditas por pessoas antes de iniciar um tratamento.

Para responder essas perguntas, use ferramentas visuais para fazer o cliente entender o que precisa ser feito e o custo de cada intervenção odontológica.

Caso o profissional tenha realizado um mockup ou tenha algum exame do paciente, mostre como está a saúde bucal e o que se pode fazer para solucionar um problema que está causando dor ou incômodo neste cliente.

Ainda, é de suma importância explicar as razões pelas quais o paciente deve fazer o tratamento para melhorar a sua saúde bucal.

No momento da negociação, o paciente irá fazer perguntas e você deve saber como esclarecer essas dúvidas. Se a questão do preço for levantada (isso, por certo, vai acontecer), o seu dever como profissional é mostrar o custo benefício do procedimento, bem como reforçar a importância da saúde bucal.

Quais as etapas para elaborar um planejamento odontológico?

Agora que já entendemos a importância de um bom planejamento odontológico e suas vantagens para clínicas e dentistas, vamos ver as etapas para elaborá-lo.

Para isso, separamos o planejamento em 4 partes: anamnese, consulta inicial, diagnóstico, plano de tratamento. Falaremos sobre cada uma dessas etapas individualmente a seguir.

Vamos lá?

Anamnese

Sem dúvidas, uma das partes mais importantes de todo o planejamento odontológico é a anamnese. Nela, o seu paciente responderá perguntas a respeito da sua saúde, colocará hábitos, diagnósticos anteriores, entre outras informações.

É importante ressaltar que, quanto mais completa a anamnese, menos risco o profissional corre na hora de administrar um medicamento, anestésico, ou de realizar um procedimento.

Além disso, em uma boa anamnese devem constar:

Dados pessoais do paciente;
Motivo que levou o paciente a procurar um dentista;
Histórico do caso;
Histórico odontológico (procedimentos realizados);
Histórico médico (doenças, alergias);
Hábitos nocivos à saúde (tanto corporal quanto bucal);
O que ele procura com o atendimento;
Outras queixas.

Vale lembrar que determinados pacientes, como grávidas ou cardiopatas, precisam da autorização de seus respectivos médicos (obstetra e cardiologista) para realizar procedimentos bucais.

Essas autorizações devem ser anexadas ao prontuário odontológico do paciente em questão.

Consulta inicial

Após o preenchimento da anamnese e entender o que motivou o seu paciente a ir ao seu consultório, é chegada a hora da consulta inicial. Essa consulta também é de suma importância para o planejamento odontológico.

Afinal, é a partir dela que você reunirá o máximo de informações e observações realizadas durante o contato direto com os dentes do paciente.

Essa observação guiará, em grande parte, o seu planejamento odontológico e te permitirá criar uma estratégia para o tratamento ser mais eficiente e ágil.

Além dessa observação, é importante pontuar que exames adicionais também podem ser requisitados para melhor compreensão do diagnóstico final. Exames como tomografias e radiografias são os mais comuns nessa etapa.

Diagnóstico

A terceira etapa do bom planejamento odontológico consiste no diagnóstico. Com essa informação, você poderá traçar com precisão as etapas do tratamento odontológico do seu paciente.

Vale ressaltar que tudo deve ser de acordo com o que o seu paciente busca, das expectativas e objetivos que ele inseriu na anamnese.

Se atentar a esses aspectos pode te ajudar a evitar processos no futuro, sempre deixando claro as limitações do tratamento dentro da realidade do paciente,

Plano de tratamento

O ideal é sempre iniciar no tratamento das dores, identificando cáries, restaurações e dentes que podem necessitar de tratamento de canal primeiro.

Depois de tratar das dores, é importante tratar da funcionalidade e estética do sorriso e dos dentes. Nesta etapa, podemos considerar implantes, colocação de lentes, tratamentos ortodônticos e afins.

E por último, mas não menos importante, a manutenção dos resultados obtidos nas etapas anteriores. Essa etapa é importantíssima na fidelização do seu paciente e deve fazer parte do seu plano de tratamento e planejamento odontológico.

Depois do planejamento odontológico: orçamento

Depois de apresentar o planejamento odontológico ao seu paciente, chegou a hora do orçamento. Nesse momento, é importante ressaltar as vantagens do tratamento e as consequências caso o tratamento não seja iniciado.

Isso vai te ajudar a converter esse orçamento e aprová-lo junto com o seu paciente, tornando esse processo mais fácil.

Alguns dentistas podem ter alguma dificuldade nesse momento. Por isso, temos um conteúdo específico sobre as 8 práticas indispensáveis para fechar mais orçamentos odontológicos.

Contrato de prestação de serviços odontológicos

Para se resguardar legalmente, tanto o dentista quanto o paciente, é essencial contar com um contrato de prestação de serviços odontológicos. Este deve ser elaborado após o planejamento odontológico, e as condições de pagamento a serem acordadas entre as partes.

O contrato é um documento que deve conter as cláusulas com os dados das partes, os serviços que serão prestados, formas de pagamento acertadas, honorários odontológicos, entre outras informações.

Para saber mais sobre esse assunto e ter acesso a um modelo de contrato de serviços odontológicos, acesse: O que é o contrato de prestação de serviços odontológicos?

Tratamentos longos e com custo alto: Como fechar?

Realmente, se o procedimento for de alto custo e longo prazo, o cliente pode ficar relutante em fechar o acordo. Pode acontecer, até mesmo depois que o tratamento seja iniciado, uma interrupção por desejo do cliente. Como evitar que isso aconteça?

As palavras de ordem em orçamentos de alto custo são organização e detalhamento. O paciente precisa saber todos os passos do tratamento e entender qual é o custo de cada um deles. Além disso, pergunte ao cliente “o que precisa acontecer neste tratamento para que você saia satisfeito?”

Através dessa pergunta, o dentista consegue construir uma relação de confiança e comprometimento com o paciente. Ademais, se o paciente tiver alguma expectativa irreal, o profissional pode explicar as razões pelas quais isso não pode ser alcançado.

É importante que o dentista explique que, na odontologia, não se pode “pular” procedimentos e que há uma sequência no tratamento que precisa ser respeitada.

Caso o paciente tenha começado o tratamento e deseje interromper, mostre o valor que ele já investiu nesse procedimento, o quanto falta para ele ter o resultado esperado e o que já foi melhorado. Dificilmente o cliente ignorará o montante investido e irá optar por prosseguir com o tratamento.

Seguindo essas recomendações, será possível aumentar as conversões em seu consultório odontológico e, consequentemente, incentivar o paciente a fechar orçamentos altos e seguir o tratamento até o final.

Qual é o papel do prontuário odontológico digital no planejamento?

O prontuário odontológico digital desempenha um papel significativo no planejamento e na gestão eficiente de uma clínica odontológica. Aqui estão os principais benefícios:

Centraliza informações

O prontuário odontológico digital centraliza todas as informações do paciente em um único sistema, facilitando o acesso rápido e seguro a esses dados. Isso inclui:

Histórico médico e odontológico: registra todas as consultas, diagnósticos, tratamentos realizados e prescrições de maneira organizada. Isso elimina a necessidade de manter arquivos físicos volumosos, reduz o risco de perda de informações e facilita a consulta a dados passados para uma melhor continuidade do cuidado.
Imagens e radiografias: armazena imagens radiográficas e fotografias intraorais que podem ser acessadas a qualquer momento. A visualização instantânea dessas imagens permite diagnósticos mais precisos e planejamentos de tratamento mais eficazes. O acesso fácil a imagens de alta qualidade também possibilita comparações antes e depois do tratamento, melhorando a avaliação dos resultados.

Melhora a comunicação

O prontuário digital melhora significativamente a comunicação dentro da clínica odontológica ao:

Permitir o acesso compartilhado: todos os membros da equipe, incluindo dentistas, higienistas, recepcionistas e administradores, têm acesso às mesmas informações atualizadas. Isso garante que todos estejam cientes das condições dos pacientes e do andamento dos tratamentos.
Fazer atualizações em tempo real: informações são atualizadas em tempo real, permitindo que a equipe saiba imediatamente sobre qualquer mudança ou nova informação relevante. Isso é particularmente importante em situações de emergência ou quando há necessidade de reagendamentos rápidos.
Possibilitar que sejam feitas anotações e comentários: os profissionais podem adicionar notas e comentários diretamente no prontuário, facilitando a troca de informações sobre o progresso do tratamento e quaisquer preocupações que possam surgir. Essa comunicação clara e documentada é essencial para um atendimento coordenado e de alta qualidade.

Aumenta a eficiência

O uso de prontuários odontológicos digitais automatiza muitos processos administrativos, aumentando a eficiência da clínica ao:

Automatizar as tarefas: funções como agendamento de consultas, envio de lembretes aos pacientes, faturamento e controle de estoque podem ser automatizadas. Isso reduz o tempo e o esforço necessários para realizar essas tarefas manualmente, permitindo que a equipe se concentre mais no atendimento ao paciente.
Reduzir erros: a digitalização de dados e a automação de processos reduzem a possibilidade de erros humanos, como a perda de informações ou duplicação de registros. Isso resulta em uma gestão mais precisa e confiável.
Facilita o acesso: com todos os dados centralizados e digitalizados, os profissionais podem acessar rapidamente qualquer informação necessária, agilizando o processo de atendimento e aumentando a produtividade. Isso também melhora a capacidade de resposta da equipe a mudanças ou imprevistos, garantindo uma operação mais fluida e eficiente.

Quais são os indicadores de sucesso para o planejamento odontológico?

Métricas e KPIs (Key Performance Indicators) são essenciais para medir a eficácia do planejamento, como:

Taxa de ocupação da agenda: percentual de horários ocupados versus horários disponíveis.
Taxa de satisfação dos pacientes: avaliações e feedbacks dos pacientes.
Eficiência operacional: tempo médio de atendimento e cumprimento dos cronogramas.

Ao implementar um planejamento odontológico eficaz, sua clínica poderá operar de maneira mais eficiente, proporcionando um atendimento de alta qualidade e melhorando a satisfação dos pacientes.

Você chegou ao fim de mais um conteúdo aqui no Blog Dental Office. Vimos aqui tudo o que você precisa saber sobre o planejamento odontológico e sua importância para dentistas e clínicas.

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Esperamos você nos próximos conteúdos exclusivos.

Até mais!

Planejamento Odontológico: o que é, e como elaborar um para o seu paciente