Quando se fala em indicadores de desempenho de clínicas odontológicas, nos voltamos para KPIs (Key Performance Indicators). KPIs são os indicadores de dentistas que podem auxiliar e muito na gestão de uma clínica odontológica.
De forma geral, estes indicadores são informações que permitem uma gestão sem erros e bons resultados.
Com certeza você já se deparou com eles, mesmo que não de forma estratégica.
Porém, todo o gestor deve procurar analisar seus KPIs para tomar decisões baseadas em fatos.
Contando com um software de gestão para administrar sua clínica odontológica, as informações geradas serão seguras.
Isso acontece porque tais indicadores são gerados automaticamente, dia após dia, enquanto suas atividades são postas em prática.
Porém, além de ter a informação rápida e segura, é essencial saber para O QUE você está olhando. Qual é o plano de sucesso da sua clínica por trás dos dados?
As principais vantagens deste acompanhamento feito pelo dentista são:
- Obtenção de informações cruciais para uma gestão eficiente;
- Toda a equipe aprende muito mais sobre a clínica e seus pacientes;
- Possibilita o acompanhamento das metas;
- Promove organização do processo corporativo e administrativo;
- Melhora a satisfação dos colaboradores e motiva toda a equipe.
Um dentista atento aos indicadores de sua clínica possui mais controle na gestão.
Ele consegue visualizar seu negócio de forma ampla, intensificar os pontos de sucesso e reconhecer os pontos fracos da clínica odontológica.
Confira quais são os indicadores para consultórios odontológicos e porque a análise das KPIs de clínicas odontológicas é tão importante.
Boa leitura!
Quais são os principais KPIs?
Confira quais são os principais indicadores de gestão de clínicas odontológicas:
Agendamentos/cancelamentos
Com certeza esse é um dado que você está sempre de olho, afinal, os agendamentos de consulta são o coração de qualquer clínica odontológica.
E você também já sabe que manter sua agenda em dia e organizada traz muitas vantagens. Principalmente se isso acontecer em uma agenda em um sistema de gestão.
Com a automação do processo é possível acompanhar a taxa de agendamentos e cancelamentos de sua clínica odontológica de forma precisa.
Observar esses fatores permitirá que o gestor faça uma análise dos serviços prestados, descobrindo se é necessário melhorar seus atendimentos, focados na satisfação do cliente, ou então o que é preciso fazer para melhorar o fluxo de atendimentos ao longo da semana.
Através desse indicador você dentista também começa a acompanhar os padrões de atendimento da sua clínica.
Será que existe uma certa época do ano que você tem muito mais cancelamentos? Ou outra época em que há sempre uma fila de espera?
Conhecendo esse cenário será possível pensar em possibilidades para diminuir a taxa de cancelamentos ou atender melhor todos os seus pacientes, o que ajudará a manter a organização de sua agenda em dia (e ela sempre cheia de pacientes).
Ticket médio
Ticket médio é a média de gastos de cada cliente em um estabelecimento em um período pré-determinado. Geralmente o período estipulado é de 30 dias (um mês).
Esse montante diz respeito ao valor gasto em procedimentos, tratamentos e consultas de rotina, e até mesmo exames feitos na sua clínica odontológica.
O cálculo do ticket médio é bastante simples ajuda a regular a saúde financeira do seu negócio odontológico.
A fórmula do cálculo é simples. Basta verificar o número de vendas, somar o valor de todas elas e dividir pelo número total de vendas.
Na prática levando em conta seu consultório podemos supor o seguinte como exemplo:
- Foram feitos 10 procedimentos. 5 no valor de R$ 200,00 e 5 no valor de R$320,00.
- Somamos o valor total de todos os procedimentos. Que no caso será de R$2,600,00.
- Agora basta dividir 2,600,00 por 10. Que resulta num total de 260,00.
Isso significa que a média que cada paciente gasta com você é R$ 260,00.
Novos pacientes
Sua taxa de captação de novos pacientes deve ser analisada também. É importante que seja determinado um período para analisar este número. Ele pode ser de um mês, ou dois.
É importante que este período de tempo não seja muito longo. Dessa forma é possível tomar uma decisão rápida, caso este número esteja baixo.
O número de novos pacientes é ótimo para planejar novas estratégias de atendimento e marketing.
Também é um bom indicativo de fidelização: afinal, seus clientes são apenas “novos clientes” ou eles são clientes que chegam e permanecem?
Através desse indicativo você analisa esse cenário e sabe como organizar melhor seus agendamentos, prevendo também os próximos meses de atendimento.
Retenção
Falamos dos novos clientes, vamos falar também sobre fidelização. A retenção de seus pacientes nada mais é do que a taxa de fidelização dos mesmos.
Esta métrica para dentistas ajuda a analisar o número de pacientes que marcam e comparecem em suas consultas.
Ele também ajuda a analisar a taxa de retornos nos atendimentos da sua clínica odontológica.
A análise da KPI de retenção de pacientes auxilia no cálculo do tempo médio de retorno.
Levando em conta aqueles que marcam novas consultas para o check-up, após o período de 3 a 6 meses ou 1 ano.
Por outro lado, as desistências indicam que algo precisa ser mudado em sua clínica, ou atendimento.
Neste caso, pesquisas de acompanhamento devem ser feitas de tempos em tempos com seus pacientes.
Faturamento
Acompanhar as métricas do faturamento da sua clínica odontológica ajuda a garantir sua saúde financeira.
Isso diz respeito ao seu fluxo de caixa, controle de contas a pagar e receber e até mesmo o custo do seu negócio.
Controlar e analisar as métricas relativas ao setor financeiro de sua clínica permitirá que o você conheça qual a lucratividade do consultório ou clínica odontológica.
Quando o gestor tem esse conhecimento, ele consegue investir em outros setores do negócio, o que melhora a performance de todo o seu negócio.
Inadimplência
Lidar com a inadimplência é uma verdadeira dor de cabeça para o dentista. Por essa razão é necessário fazer o possível para impedir que ela aconteça.
O primeiro passo para evitar isso é estar a par da taxa de inadimplência de sua clínica ou consultório odontológico.
Assim, você poderá tomar uma decisão a respeito deste problema, podendo ser uma análise de crédito prévia dos pacientes, por exemplo.
Taxa de ocupação
A KPI de taxa de ocupação está relacionada a porcentagem do tempo que seu consultório está ocupado com atendimentos. A análise deste indicador ajuda a verificar dois pontos importantes:
- Quanto tempo sua cadeira permanece vazia?
- Quais os motivos de sua cadeira continuar vazia?
Para ter esta resposta, basta fazer um cálculo simples de regra de tres. Saiba qual a sua capacidade de número de atendimentos por mês e o número de horas efetivas que foram trabalhadas.
A fórmula é a seguinte: Número de horas atendidas x 100 / Capacidade instalada.
O resultado desta conta é sua taxa de ocupação!
Quais as vantagens dessa análise para o seu paciente?
Além de todos os benefícios refletidos na sua clínica e seus colaboradores, indicadores são muito bons para seus pacientes.
Quando as melhorias na sua clínica começam a acontecer, o paciente percebe. Sua satisfação em relação ao atendimento e a estrutura da clínica aumenta, criando uma imagem positiva do seu negócio.
Confira a seguir as principais vantagens para seus pacientes, através da análise dos KPIs:
- Melhora na infraestrutura de sua clínica odontológica: Isso se reflete no investimento de novas tecnologias para melhorar o atendimento. Também é possível que tais melhorias aconteçam na decoração e no conforto dos ambientes.
- Todo o ambiente fica mais agradável: O paciente se sente melhor em um ambiente melhor preparado para recebê-lo.
- Atendimento da clínica otimizado: Gargalos no atendimento da sua secretária, ou até mesmo do dentista, são detectados e melhorados. Por fim, a experiência do cliente é mais positiva em relação ao dentista e sua clínica.
- Mais segurança e assertividade nos tratamentos oferecidos: Observar os resultados ajuda a melhorar o conhecimento e a performance do dentista. Dessa forma você se torna um profissional melhor, desenvolvendo tratamentos de forma mais segura e assertiva para o paciente.
A soma de todos estes benefícios se transforma em satisfação e por fim na fidelização deste cliente.
Isso significa que ele irá retornar para outras consultas e tratamentos. Ele podem até mesmo indicar seu trabalho para outras pessoas.
Isso se torna garantia de um bom fluxo de pacientes em sua clínica odontológica.
Como um software de gestão pode ajudar sua clínica odontológica?
Um software de gestão irá automatizar o cálculo de diversas KPIs. O que significa que tudo o que deverá ser feito é uma análise dos relatórios e números que contam no sistema.
Dessa forma, toda a informação gerada será de forma segura e verdadeira.
Quanto mais completo o software, mais dados e KPIs serão coletadas e entregues ao gestor. Transformando a clínica em um negócio altamente lucrativo e com alta performance.
Já conta com um sistema de gestão em sua clínica? Conheça as ferramentas do Dental Office e confira todos os relatórios entregues pelo software!
