O planejamento financeiro é essencial em qualquer negócio – inclusive na sua gestão odontológica. Entender o fluxo de caixa, os relatórios financeiros e todas as despesas e receitas da sua clínica odontológica é a melhor forma de garantir que ela continue sendo rentável por muito tempo.
Há muitas coisas que você precisa saber sobre controle financeiro da sua clínica ou consultório, mas a principal delas é: nenhuma clínica pode ignorar a gestão financeira se quiser ter sucesso.
Essa afirmação é ainda mais real em um período de crise, como a causada pelos desafios do coronavírus. Em tempos como esse, uma gestão financeira se torna essencial para que a clínica odontológica possa enfrentar e sobreviver aos problemas.
Isso porque em tempos de crise, o movimento diminuiu, puxando para baixo a rentabilidade de sua clínica. Afinal, sua renda vem direto dos atendimentos realizados.
O problema se tornou ainda mais complicado com a pandemia de COVID-19, com as recomendações de isolamento social para evitar a transmissão do vírus.
Com as recomendações, muitas clínicas passaram a atender apenas urgências e emergências. Outras acabaram reduzindo seus atendimentos porque os pacientes resolveram adiar procedimentos que não fossem tão necessários.
Sem os rendimentos com os quais sua clínica estava acostumada, se tornou mais importante do que nunca ter uma gestão eficiente em meio à crise na clínica odontológica.
A importância do planejamento financeiro
O primeiro passo para chegar em qualquer objetivo é o planejamento. Sem uma estratégia adequada, todos os caminhos se tornam muito mais difíceis de trilhar, seja em consultórios odontológicos ou em qualquer outro tipo de investimento.
Então, para não errar na gestão da sua clínica odontológica, você precisa de planejamento em várias frentes – na administração, no atendimento, no marketing, entre outros. Contudo, essas estratégias demandam investimentos e só vão funcionar se estiverem de acordo com o planejamento financeiro.
Não é por acaso que o planejamento financeiro é um dos principais alicerces de um bom plano de negócios odontológico.
Sabemos que o principal objetivo da sua clínica e do seu trabalho como dentista é levar um bom tratamento para seus pacientes. Mas isso só é possível se sua clínica estiver sendo rentável. Seu fluxo de caixa precisa estar positivo para que você possa manter abertas as portas da sua clínica odontológica.
Podemos afirmar tudo isso mesmo em um período normal. Em tempos de crise, o planejamento financeiro se faz ainda mais fundamental.
Por meio dele, o dentista pode enfrentar a crise elaborando estratégias mais acertadas – afinal, ele vai ter planejado o futuro de suas finanças. Ele poderá saber com precisão em quais setores poderá cortar investimentos, e quais requerem mais verbas para superar as dificuldades.
Além disso, com as ferramentas digitais adequadas, sua gestão para dentistas poderá contar com relatórios financeiros precisos e dados do fluxo de caixa. Tudo isso são armas para que seu planejamento financeiro possa fazer frente aos desafios do coronavírus, ou de qualquer outra crise que prejudique sua gestão odontológica.
Mas é importante lembrar: em tempos de muitas mudanças, como crises, é importante ter um planejamento flexível, que não engesse os processos da sua clínica odontológica.
Relatórios de gestão financeira e controle do fluxo de caixa
Para ter um planejamento realmente eficiente, você precisa conhecer a realidade da sua clínica odontológica. E isso não significa simplesmente viver o dia a dia da clínica, e sim contar com dados quantificados de cada um de seus processos.
Por isso, para conhecer de fato a realidade da sua gestão financeira, você deve contar com relatórios precisos e um controle eficiente do seu fluxo de caixa.
Com isso, você saberá com exatidão quantas são suas despesas, quantas são as receitas, quanto sua gestão odontológica investe em cada setor da clínica e assim por diante.
Informações como essas permitem que sua gestão tome decisões mais assertivas ao compor o planejamento. Além disso, elas facilitam que suas estratégias sejam flexíveis.
Com as ferramentas digitais fornecidas por um sistema de gestão como o Dental Office, você pode ter relatórios imediatos, para acompanhar a realidade da clínica dia após dia. Assim, você pode adaptar o seu planejamento para cada nova necessidade.
Relatórios precisos também auxiliam nas decisões do dia a dia. Cada novo investimento, ou corte de gastos, deve passar por uma análise cuidadosa, que leve em conta as informações produzidas pelo sistema.
Isso é ainda mais útil em um período de crise, quando as decisões de investimentos e, principalmente, de corte de gastos precisam ser revistas com muito frequência para manter sua clínica funcionando.
Por isso, fica claro que a hora de ter um software é agora. Além de ajudar no controle financeiro, o sistema ainda conta com a organização dos processos, para tornar suas ações muito mais ágeis em meio à crise.
Como fazer uma gestão financeira em meio à crise
Já falamos sobre a importância da gestão financeira, do planejamento e dos relatórios. No entanto, ainda falta discutirmos as formas de realmente executar uma gestão financeira eficiente em tempos de COVID-19, ou outras crises.
No que diz respeito à pandemia do coronavírus, nossa primeira dica é acompanhar as notícias do Conselho Federal de Odontologia. O CFO divulga constantemente notícias sobre como a crise vai afetar os dentistas.
Essas informações podem ser muito úteis na sua gestão financeira, porque incluem liberações de linhas de crédito, prorrogação de impostos, entre outras pautas que favoreçam a gestão de dentistas.
Além disso, recomendamos conhecer os conceitos usados na gestão financeira de uma empresa, e que podem ser facilmente utilizados em consultórios odontológicos.
1. Fluxo de caixa
Já falamos do fluxo de caixa neste texto, mas, para esclarecer, é preciso saber que ele é uma representação da movimentação de todos os recursos disponíveis no consultório odontológico. Portanto, é o fluxo de caixa que registra todas as entradas e saídas de dinheiro na sua clínica.
2. Custos fixos
Para fazer um planejamento financeiro consciente, sua clínica precisa saber quais são seus custos fixos. Ou seja, quais gastos seu empreendimento terá com frequência fixa. Alguns exemplos são os salários de funcionários, aluguel, energia elétrica, impostos, etc. Tenha todos esses valores em mente na hora do seu planejamento.
3. Custos variáveis
Diferente dos custos fixos, os custos variáveis são aqueles que mudam a cada mês – eles dependem dos serviços feitos, das compras realizadas, do uso de equipamentos, entre outras variáveis. Eles são mais difíceis de prever, mas é preciso organizar uma estimativa para o seu planejamento financeiro.
4. Capital de giro
Sua clínica sempre precisa ter uma reserva financeira para conseguir lidar com imprevistos e também para planejar investimentos. Essa reserva leva o nome de capital de giro.
5. Ponto de equilíbrio
Este é um conceito que determina quanto sua clínica precisa receber financeiramente para ser capaz de cobrir todas as suas despesas. Se suas receitas estiverem abaixo do ponto de equilíbrio, é preciso tomar ações imediatas para cortar gastos e melhorar os recebimentos.
Tendo em mente esses conceitos, fica muito mais fácil emitir e compreender seus relatórios, para saber que tipos de estratégias abordar no seu controle financeiro.
Dicas extras para uma gestão financeira eficiente
Além do planejamento, das estratégias e dos relatórios, há algumas práticas que podem ajudar muito sua gestão financeira. Confira:
Separe o financeiro da clínica de suas contas pessoais
Um dos maiores erros que um gestor de clínica odontológica pode cometer é misturar finanças pessoais com o financeiro da clínica. Isso torna o controle financeiro praticamente impossível.
Uma estratégia interessante para separar os dois controles financeiros é através da criação de um gasto fixo que vai diretamente para sua conta pessoal todo mês. Assim você prevê quanto de sua gestão odontológica vai ter de ser puro lucro para ser retirado para suas necessidades pessoais.
Esse custo é chamado de pró-labore.
Tenha planejamentos para curto, médio e longo prazo
De pouco adianta só pensar no seu financeiro de agora, com planejamentos de curto prazo. Afinal, quando o futuro chegar, sua clínica não estará preparada.
Da mesma forma, é inútil ter um grande planejamento em longo prazo, se no curto prazo você ignora a sua gestão financeira. Dessa forma, você pode até vislumbrar o futuro, mas nunca vai ter o fôlego para chegar até lá.
A solução para isso é um planejamento completo, que considera o curto, o médio e o longo prazo.
Conte com um sistema de gestão online
Um bom software de gerenciamento livra sua gestão odontológica de ter de fazer várias anotações e registros em papel ou em planilhas misturadas. Em um sistema de gestão, todas as informações ficam reunidas no mesmo lugar, para serem usadas pela sua administração.
Além disso, você ganha funcionalidades, como o controle dos recebimentos em cartão, cheques e boletos, prontuário eletrônico, emissão de boletos, prescrição digital, análise de crédito para evitar clientes inadimplentes, relatórios e painéis gerenciais e, por fim, um controle financeiro completo, reunido em um só lugar.
O Dental Office oferece todas essas soluções e muito mais, para manter a sua gestão para dentistas sempre no positivo.
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