Organizar a folha de pagamento é uma tarefa crucial para qualquer empresa, e clínicas odontológicas não estão isentas desse processo. No contexto brasileiro, isso envolve uma série de normas e legislações específicas.
A folha de pagamento é um documento que registra todas as informações referentes à remuneração dos funcionários, descontos obrigatórios, contribuições sociais e demais verbas salariais.
Estar em dia com essas obrigações trabalhistas e tributárias é imprescindível para um bom controle financeiro.
Por isso, preparamos um guia em como organizar a sua folha de pagamento.
Continue lendo esse conteúdo e saiba mais.
Como organizar a folha de pagamento da sua clínica odontológica?
Para calcular o holerite ou a folha de pagamento do seu consultório ou clínica odontológica, você precisa saber dessas 3 tributações:
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social):
- Alíquotas e Faixas Salariais: Conheça as alíquotas e faixas salariais estabelecidas pelo INSS. Este é um desconto obrigatório sobre a folha de pagamento que varia de acordo com o salário do colaborador.
- Contribuição Patronal: Além do desconto do empregado, a clínica odontológica deve efetuar a contribuição patronal ao INSS. Este valor é calculado sobre a folha de pagamento total.
FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço):
- Alíquota Fixa: A clínica deve depositar, mensalmente, um percentual fixo sobre o salário do empregado em sua conta vinculada no FGTS. A alíquota é de 8% do salário do trabalhador.
- Rescisões Contratuais: Em casos de rescisão do contrato de trabalho, a clínica odontológica é obrigada a pagar uma multa de 40% sobre o valor total depositado na conta do FGTS do empregado.
IRPF (Imposto de Renda Retido na Fonte):
- Tabela Progressiva: Utilize a tabela progressiva para calcular o desconto do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre os salários dos funcionários. A tabela é atualizada anualmente pela Receita Federal.
- Deduções Permitidas: Considere as deduções permitidas por lei, como dependentes e despesas com educação, para calcular o IRRF de forma mais precisa.
INSS
O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) sempre deve ser recolhido no décimo quinto dia do mês, tendo o seu valor definido por uma tabela que é divulgada pelo próprio site do INSS, de acordo com a faixa salarial do contratado.
Veja a tabela abaixo:
| Para Empregado, Empregado Doméstico e Trabalhador Avulso: | |
| Salário de Contribuição (R$) | Alíquota progressiva para fins de recolhimento ao INSS |
| Até R$ 1.320,00 | 7,5% |
| De R$ 1.320,01 a R$ 2.571,29 | 9% |
| De R$ 2.571,30 até R$ 3.856,94 | 12% |
| Para Contribuinte Individual, Facultativo e MEI: | ||
| Salário de Contribuição (R$) | Alíquota | Valor |
| R$ 1.320,00 | 5% (não dá direito a Aposentadoria por Tempo de Contribuição e Certidão de Tempo de Contribuição)* | R$ 66,00 |
| R$ 1.320,00 | 11% (não dá direito a Aposentadoria por Tempo de Contribuição e Certidão de Tempo de Contribuição)** | R$ 145,20 |
| R$ 1.320,00 até R$ 7.507,49 | 20% | Entre R$ 264,00 (salário mínimo) e R$ 1.501,49 (teto) |
** Alíquota exclusiva do Plano Simplificado de Previdência;
O valor subtraído com base no salário do funcionário possui porcentagens diferentes para a remuneração do funcionário e para a tributação a ser paga pela clínica.
Você pode ainda avaliar a opção de desoneração da folha de pagamento, o que substitui o INSS, mas tome cuidado, pois é muito relativo de empresa para empresa, uma vez que o valor a ser recolhido tem uma nova base na receita bruta do negócio.
Veja mais sobre Gestão Financeira para clínicas odontológicas em:
FGTS
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) é uma obrigação para todas as empresas, incluindo clínicas odontológicas.
Veja mais detalhes:
Depósito Mensal
A clínica odontológica deve realizar depósitos mensais equivalentes a 8% do salário do empregado em sua conta vinculada no FGTS.
Essa conta é individual para cada colaborador e serve como uma espécie de poupança a ser utilizada em situações específicas, como a compra da casa própria, aposentadoria ou em casos de rescisão contratual.
Rescisões Contratuais
Em situações de rescisão do contrato de trabalho, a clínica odontológica precisa observar as regras específicas relacionadas ao FGTS:
- Multa de 40%: Ao encerrar o vínculo empregatício, seja por iniciativa do empregador ou do empregado, a empresa é obrigada a pagar uma multa de 40% sobre o valor total depositado na conta do FGTS do empregado. Este percentual é calculado sobre o saldo acumulado ao longo do período de trabalho.
- Formas de Pagamento: A multa de 40% pode ser paga de diferentes maneiras, seja de forma integral, no caso de demissão sem justa causa, ou de forma parcial, em situações específicas, como aposentadoria ou morte do trabalhador.
- Procedimentos Adequados: Certifique-se de seguir todos os procedimentos legais ao efetuar a rescisão contratual, incluindo o pagamento correto da multa do FGTS. Isso contribui para evitar passivos trabalhistas e garante que a clínica esteja em conformidade com as normas regulatórias.
Manter-se informado sobre as responsabilidades relacionadas ao FGTS é fundamental para a gestão adequada da folha de pagamento em uma clínica odontológica.
O cumprimento regular dessas obrigações não apenas atende aos requisitos legais, mas também demonstra responsabilidade e ética no tratamento dos colaboradores.
IRPF
Já o IRPF (Imposto de Renda Pessoas Física) é o tributo sobre rendimentos e despesas de determinado contribuinte. Esse tributo é essencial para você fazer a folha de pagamento do seu consultório ou clínica odontológica.
Veja abaixo os valores totais de alíquotas:
| Base de Cálculo | Alíquota | Parcela a deduzir |
| Até R$ 2.112,00 | zero | zero |
| De R$ 2.112,01 até R$ 2.826,65 | 7,5 | R$ 158,40 |
| De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 | 15 | R$ 370,40 |
| De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 | 22,5 | R$ 651,73 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5 | R$ 884,96 |
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Para se organizar, além dessas tributações, a folha de pagamento precisa ter:
- Os dados da empresa;
- As informações gerais de todos os funcionários (exemplo: número do PIS, RG e CPF);
- Número de dias trabalhado pelos funcionários;
- Quantidade de horas extras feitas pelos funcionários;
- Valor bruto do salário dos funcionários;
- Valor líquido dos funcionários.
Escolhendo o modelo da folha de pagamento
Existem dois modelos de holerites (folha de pagamento) utilizados para registro contábil. Um utiliza da cultura mais antiga e outro se aproveita das novidades tecnológicas para otimização do tempo e economia de gastos, são eles:
Holerite impresso
Os holerites impressos são os mais utilizados por clínicas e consultórios odontológicos tradicionais, são aquelas que gerenciam todas as informações por papel.
É muito comum serem construídos por planilhas de Excel, e embora ofereçam familiaridade, essa abordagem pode ser propensa a erros, demandar muito tempo para atualizações e apresentar desafios de organização e segurança de dados.
A transição para sistemas eletrônicos de gestão de folha de pagamento oferece maior eficiência, precisão, segurança e sustentabilidade, eliminando a necessidade de documentos físicos e facilitando a automação de processos.
Holerite digital
A versão digital apresenta uma série de vantagens, já que você conta com um serviço personalizado de contabilidade online.
O holerite digital, integrado a serviços de contabilidade online, oferece agilidade na geração, acesso remoto instantâneo, segurança avançada de dados e sustentabilidade. A
Ao substituir os métodos tradicionais, proporciona eficiência operacional, redução de erros e simplificação na gestão financeira, sendo uma escolha preferida por empresas modernas e seus colaboradores.
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Por fim
Conforme falamos neste artigo, a folha de pagamento (holerite) desempenha um papel crucial na gestão contábil de sua clínica ou consultório odontológico.
Para garantir uma organização eficaz, é essencial administrar mensalmente informações como deduções fiscais, admissões e demissões de funcionários.
A chave para o sucesso reside em aproveitar a tecnologia, integrando a gestão dessas informações a softwares automatizados.
Essas ferramentas não apenas melhoram o desempenho, mas também otimizam o tempo dedicado à administração de sua clínica ou consultório odontológico.
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Agradecemos a leitura.