A organização do consultório ou clínica odontológica deve passar por uma série de fatores e ações, que vão desde o operacional do dia a dia, até o momento da consulta com o paciente.
Sabemos que o maior obstáculo da produtividade nos consultórios e clínicas é a falta de organização, o excesso de papéis e a quantidade de atividades realizadas ao mesmo tempo. Todos esses fatores podem intervir nas metas a realizar.
É por este motivo que se diz que o sucesso de uma clínica ou consultório é reflexo de muita organização.
A filosofia da organização começa em casa, se sua vida pessoal é desorganizada, agendas bagunçadas, provavelmente isso se refletirá na organização do seu consultório.
Por isso, dizemos que a atitude terá que partir de você, gestor. É de dentro pra fora e não o contrário.
Mas, para isso, a principal pergunta a responder é: sua clínica quer ser bem sucedida? Ou melhor, ela está disposta a ser mais organizada?
Se a resposta é sim, continue lendo esse artigo para melhorar o desempenho organizacional!
Antes de começarmos…
É importante ressaltar que a organização e a forma de se organizar pode variar muito de dentista para dentista, e de consultório para consultório. Afinal, cada clínica tem suas particularidades que devem ser respeitadas.
Muitos dentistas procuram por fórmulas mágicas para melhorar a organização. E na verdade, esse processo é algo muito particular.
No entanto, algumas frentes podem ser padronizadas, como utilizar um sistema que o auxiliará em todo o gerenciamento, como o Dental Office, por exemplo.
Veja como dissemos: “o sistema te auxiliará”, ele não é um robô que toma as ações por você. Nesse sentido, a filosofia de organização tem que partir de quem controla a ferramenta e não da própria ferramenta.
Mas falaremos mais a fundo sobre isso nos próximos tópicos.
Transpareça organização
Sabe aquela expressão tão dita: “a primeira impressão é a que fica”. No cotidiano odontológico essa expressão é verdadeira e se a sua clínica ou consultório odontológico passar a impressão de desorganização em todos os processos, não conseguirá reter os novos pacientes.
Para transparecer organização é necessário ter um ambiente físico organizado, agradável e confortável.
A primeira impressão de organização está na aparência, e é por esse motivo que ter um ambiente limpo e aconchegante ajudará a sua clínica ou consultório a ser bem mais organizado e lucrativo.
Aldo Novak, disse algo muito importante que você pode acatar: “Não é a primeira impressão a que fica. É a última. Apenas certifique-se de que a primeira não seja a última”. Por isso, atente-se para não cometer erros colossais na aparência.
Sem agenda não há organização!
Sua semana está lotada de consultas? Tem dificuldades em encaixar um paciente na agenda? Pior, houve casos de pacientes que faltaram à consulta sem aviso prévio?
Se a resposta é sim para essas questões, você precisa redobrar seus cuidados no que se refere a agenda do seu consultório
Afinal, é essa ferramenta que vai nortear o seu dia a dia, e garantir que as consultas com os seus pacientes sejam organizadas de maneira eficaz.
Preparamos um conteúdo completo com dicas incríveis para te auxiliar na organização da agenda do consultório: 12 estratégias para organizar a agenda do consultório odontológico.
Mas já adiantamos por aqui: ter um software odontológico facilita e permite o dentista e secretária acessarem, por aplicativos de celular, a agenda ao mesmo tempo, otimizando a comunicação do consultório e organizando a agenda.
Estoque produtivo
Ter um estoque organizado pode-se tornar uma tarefa complexa, ainda mais se sua clínica ou consultório for muito grande.
Uma excelente gestão de estoque necessita de: disposição para organizar a compra de materiais, acompanhar os status de cada material, verificar os fluxos de entrada e saída, integração com o financeiro e muito mais.
Difícil, né? Por esse motivo o blog Dental Office te ajuda de maneira simples a melhorar o gerenciamento de estoque odontológico.
Mas, o importante é ter conhecimento que a organização do estoque tem que estar sempre atualizada, pois nela a clínica ou consultório odontológico economiza os recursos.
Separe um momento do dia para se organizar
Separar um tempo para cuidar da organização do consultório é importante.
Afinal, o consultório é como uma segunda casa para o dentista, que muitas vezes passa boa parte do seu tempo nesse ambiente.
Agora imagine chegar em casa com tudo desorganizado? E ainda receber visitar nessa bagunça? Não dá, não é mesmo?
Por isso, a organização do consultório é primordial, e para isso é essencial que você separe um tempo para organizar o seu ambiente de trabalho.
Separe pelo menos 5 minutos a cada 2 horas para verificar a sua organização, da equipe e de todo espaço físico do consultório.
“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito” – Pitágoras.
Organização digital
Por fim, contar com a tecnologia para se organizar é extremamente vantajoso.
Com armazenamento de informações no digital, você ganha tempo, produtividade e mais segurança.
Toda clínica deve ter um computador para: organizar as pastas, verificar os e-mails, prontuários e agendas no software odontológico e realizar muitas outras atividades.
Gerir as pastas, planilhas e prontuários facilitará em todo processo da clínica. Ter um ambiente digital organizado trará resultados concretos a sua clínica ou do consultório odontológico.
Aproveite para testar o Dental Office gratuitamente e ver na prática como podemos te ajudar a organizar o seu consultório:
Por fim…
Nesse conteúdo, vimos como a organização é essencial para o sucesso de uma clínica ou consultório odontológico.
Manter o seu negócio organizado é crucial para causar boa impressão nos pacientes, bem como ter uma agenda eficiente e um estoque bem organizado são essenciais para garantir o funcionamento da clínica sem problemas.
Além disso, é importante reservar tempo regularmente para verificar a organização e fazer ajustes conforme necessário.
Esperamos que esse blog tenha te ajudado a entender melhor a importância da organização, e te dado insights valiosos para o seu negócio.
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Agradecemos a sua leitura!