Código de Ética e Conduta

CARTA DO CEO:

Bem-vindos ao Código de Ética e Conduta da Dental Office!

Aqui, a paixão por pessoas faz parte do nosso DNA. Sabemos que os grandes resultados que já alcançamos não seriam possíveis sem o olhar constante para as pessoas e em seu desenvolvimento. 

É fundamental que as pessoas estejam alinhadas com a nossa cultura e com nossos valores, afinal, nosso propósito é de impactar a vida dos profissionais da saúde e de seus pacientes.

Este documento é um resumo do que nos define como organização. É aqui que destacamos tudo o que valorizamos e combatemos, para que continuemos sendo justos, éticos e sustentáveis.

Roger Hitz - CEO

1. VALORES E ATITUDES

Nossos Valores e Atitudes interagem harmoniosamente com nossos objetivos, traduzem o que é importante para nós e estão fundamentados em nossas crenças. Eles estão intimamente ligados à nossa identidade e nos dão motivação e orientação, sendo as bússolas que guiam a gestão do nosso negócio.

Nossos valores são:

• COLABORAÇÃO;
• FOCO EM RESULTADOS;
• FOCO NO CLIENTE;
• ÉTICA.

É legítimo buscarmos melhorar nosso desempenho para ganhar o mercado, mas sem deixar de valorizar nossa origem, nossa história, nossas equipes e nossa identidade corporativa.

Com nosso Código de Ética e Conduta, buscamos engajar e inspirar nossos colaboradores a serem melhores todos os dias, se dedicarem ao trabalho, entregarem um excepcional resultado a nossos clientes e ganhar a sua confiança.

COLABORAÇÃO

Nossa Definição de Colaboração: Trabalhar em equipe, criar soluções e resultados positivos juntos!

FOCO EM RESULTADOS

Nossa Definição de Foco em Resultados: Reunir esforços para alcançar objetivos

FOCO NO CLIENTE

Nossa Definição de Foco no Cliente: O cliente é a nossa razão de existir, o seu problema é nosso!

ÉTICA

Nossa Definição de Ética: Fazer o certo, mesmo sem ninguém estar olhando.

2. O QUE EXIGE O CÓDIGO DE ÉTICA E QUEM DEVE SEGUI-LO?

Ao atingirmos em 2021 nossa maioridade, é fundamental nos mantermos fiéis aos valores que nos fizeram chegar até aqui!

Nosso Código de Ética e de Conduta estabelece princípios que devem guiar o processo de governança da Dental Office e serem conhecidos e respeitados por todos: acionistas, gestores, colaboradores, parceiros, fornecedores e promotores, todos que estejam agindo em nome da nossa empresa.

Encorajamos a todos, colaboradores e parceiros da Dental Office, a ler, compreender e incentivar outras pessoas a praticar nossos valores e princípios.

É importante que ninguém se omita. Por isso, em caso de dúvidas ou caso queira relatar uma conduta que fere nosso código (achar que alguém o está descumprindo), nos contate através do Canal de Ética e Conduta: canaldeetica@dentaloffice.com.br ou envie uma mensagem aos nosso DPO-Data Protection Officer, responsável pelo nosso Programa de Compliance: dpo@dentaloffice.com.br.

3. RELAÇÃO COM NOSSOS COLABORADORES

Todos somos responsáveis por incorporar os valores deste código em nossa rotina diária e incentivar que todos o façam, visando garantir o cumprimento e sua divulgação.

Buscamos promover a diversidade e inclusão, não tolerando qualquer tipo de desrespeito ou discriminação relacionados a cor, raça, sexo, orientação sexual, religião, gênero, nacionalidade, opinião política ou outra razão.

Acreditamos que um ambiente livre de assédios, preconceitos e intimidação, construirá times fortes e diversos, sendo fator primordial para o sucesso da Dental Office.

Para potencializar nossos resultados, devemos ter um ambiente de trabalho saudável, formado por pessoas idôneas, comprometidas, valorizadas e engajadas, seja presencial ou em Home Office.

Valorizamos um diálogo franco e sincero deve ser exercitado por todos na Dental Office, sempre prevalecendo o tratamento ético e respeitoso entre as lideranças e os colaboradores, em um clima de educação, profissionalism e imparcialidade.

• Assédio Moral: É a exposição de pessoas a situações humilhantes e constrangedoras no ambiente de trabalho, de forma repetitiva e prolongada, no exercício de suas atividades. É uma conduta que traz danos à dignidade e à integridade do indivíduo, colocando a saúde em risco e prejudicando o ambiente de trabalho.
• Atividade Política e Religiosa: Respeitamos a livre manifestação e associação política e religiosa dos nossos colaboradores. A construção de times fortes e diversos, inclui termos colaboradores das mais variadas religiões e correntes políticas.
• Conflitos de Interesses: É quando questões diversas (profissionais, financeiras, familiares, políticas ou pessoais) podem interferir no julgamento das pessoas ao exercerem suas funções dentro da Dental Office. Por exemplo: Priorizar um interesse secundário (privado ou particular), em detrimento de um interesse primário e coletivo da Dental Office; Agir animado por motivos diversos, não necessariamente econômicos, mas normalmente relacionados a si mesmo ou a terceiros com quem possui algum vínculo de afinidade, parentesco ou amizade íntima, de qualquer natureza; Ter a consequência de uma repercussão negativa (politicamente incorreta e reputacional) para a Dental Office ou para os próprios envolvidos, ou até mesmo impactos econômicos ou financeiros negativos.
• Atividade Paralela: Quando o colaborador desenvolve outra atividade profissional, remunerada ou não, além daquelas desenvolvidas na Dental Office. Freelas, Jobs, bicos, prestação de consultoria, voluntariado, sociedade ou qualquer outro tipo de atividade profissional, ainda que eventual.
  Atividades paralelas ferem o Código de Ética e Conduta quando:
  
  1. É realizada para concorrentes da Dental Office.
  2. É realizada para fornecedores da Dental Office
  3. É realizada no mesmo horário da sua jornada de trabalho na Dental Office ou que, mesmo fora deste horário, prejudique seu rendimento profissional.
• Sigilo de Informação: Informação confidencial são todos os dados e procedimentos que não sejam públicos, mesmo não classificados como sigilosos, tais como: Dados de clientes, contratos, dados de colaboradores, procedimentos internos, informações financeiras, planejamento estratégico, novos produtos, novas tecnologias, investimentos futuros, código fonte, dados pessoais e sensíveis.
• Segurança da Informação: Incentivamos a troca de conhecimento, desde que sigamos os critérios de Confidencialidade expostos na Política de Privacidade e na LGPD (lei 13.709/2018), portanto nenhum dado ou informação pessoal e sensível podem ser compartilhados sem o devido consentimento do titular.
• Ativos Eletrônicos: Todos os colaboradores utilizam diversos ativos eletrônicos da Dental Office para desenvolvimento de suas atividades profissionais, porém todas as informações e documentos devem ser armazenados em ambientes virtuais criados pela Dental Office.
• Logins e Credenciais: São informações pessoais e nunca devem ser compartilhadas com terceiros ou mesmo com outros colaboradores.
• A Respeito ao Período de Férias: É estritamente proibido para todos os colaboradores acessar os ambientes de comunicação e relacionamento da empresa (Workspace do Google, Gmail, Slack, Hubspot, ClickUp, MoveDesk,) ou executar qualquer forma de trabalho durante o período de férias. Este tempo – Referido período é designado para descanso e lazer do colaborador, sendo certo que a empresa valoriza a saúde e o bem-estar de todos aqueles que contribuem para seu crescimento. Qualquer violação desta política resultará em uma advertência ou, numa reincidência, medidas disciplinares.
• Trabalho Fora do Horário Contratado: Nenhum colaborador deve trabalhar fora do dia ou horário contratado sem a autorização expressa do gestor e comunicação com a área de Gente e Gestão. A empresa se compromete com o cumprimento das leis trabalhistas e valoriza o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal de seus colaboradores. O trabalho não autorizado fora do horário contratado resultará em medidas disciplinares.
• Propriedade Intelectual: Proteger ideias, invenções e inovações criadas pela Dental Office, e de nossos clientes, é dever e obrigação de todos. A proteção à propriedade intelectual abrange:
  
  1. Arquivos criados, recebidos ou armazenados nos ambientes virtuais da Dental Office, são considerados de propriedade da Dental Office, incluindo: marcas registradas, segredos comerciais, designs, logotipos, marcas de produtos, materiais de publicidade, softwares, algoritmos, entre outros.
  2. No caso do desenvolvimento de software, como está associado a uma relação de trabalho ou prestação de serviço, a lei prevê que os direitos relativos ao programa de computador, código fonte, pertencem exclusivamente a Dental Office, contratante do serviço.
  3. No que diz respeito a software, seguimos o Agreement on Trade Related Aspects of Intellectual Property Rights (TRIPS), tratado internacional do qual o Brasil é signatário, através da regulação feita principalmente por meio da Lei nº 9.609/98, a “Lei do Software”, que incorpora o entendimento do TRIPS.

Consequências no caso de violações das cláusulas deste Código de Conduta;

As consequências podem variar a depender da gravidade da infração cometida em face das regras estabelecidas na política da empresa.

• Advertência Formal: Em regra geral, para a primeira violação, o colaborador receberá uma advertência formal por escrito do gestor, destacando a natureza da violação e a necessidade de conformidade com as políticas e código de conduta da empresa.
• Treinamento de Reciclagem: O colaborador pode ser solicitado a participar de um treinamento de reciclagem para reforçar a compreensão e a importância das políticas e Código de Conduta da empresa.
• Suspensão: Para violações graves ou simplesmente reiteradas, o colaborador poderá ser suspenso sem o recebimento de seus vencimentos por um determinado período.
• Demissão: Em casos extremos, a violação dessas políticas poderá resultar na demissão do colaborador. 

4. RELAÇÕES PÚBLICAS E REDES SOCIAIS

Toda comunicação com público externo em nome da Dental Office, seja em palestras, seminários, treinamentos, lives, vídeos ou contatos com veículos de comunicação, deve ser previamente autorizada pelo Setor de Marketing da Dental Office.

Respeitamos a liberdade de expressão dos nossos colaboradores, mas entendemos que todos sabem que seu comportamento pode afetar diretamente a imagem da Dental Office, portanto a divulgação de informações confidenciais por meio das redes sociais pode prejudicar diretamente os produtos, a marca e a imagem da Dental Office, por isso precisa de autorização prévia, evitando manifestar opinião dando a entender que se trata de posição oficial da Dental Office.

Não podemos divulgar ou compartilhar imagens ou dados que não sejam públicos ou que não tenham sido divulgados nos canais oficiais da Dental Office.

Casos de discriminação, assédio e injúrias nas redes sociais ou em aplicativos de mensagens instantâneas vão contra os princípios defendidos neste código.

5. INFORMAÇÕES PESSOAIS E PROTEÇÃO DE DADOS

Reconhecemos a importância de garantir os direitos à privacidade e proteção de dados pessoais e sensíveis de nossos clientes e colaboradores.

Para garantirmos a proteção e segurança dos dados e informações, todos na Dental Office devem seguir seguintes princípios:

1. Confidencialidade: propriedade que trata a informação de modo que não seja repassada para processos, pessoas ou entidades não autorizadas. É a exclusividade que limita quem pode ter acesso a um determinado dado ou informação.
2. Integridade: princípio que trata de proteger com exatidão os dados e informações em sua forma íntegra, para que não ocorram modificações não autorizadas; nem por pessoas ou processos não autorizados e nem por pessoas ou processos autorizados!
3. Disponibilidade: propriedade que trata de fazer com que os dados ou a informação estejam disponíveis, acessíveis e utilizáveis para uso e manuseio em uma demanda devidamente autorizada.

Todos tem que ter uma atenção especial no uso da Internet, meio eletrônico fornecido (e-mail corporativo, Google Drive, Plataformas diversas) ou subsidiado (Home Office) pela Dental Office, que tem natureza jurídica equivalente a uma ferramenta de trabalho. Dessa forma, destina-se ao uso estritamente profissional e ético.

O Correio Eletrônico Corporativo não pode servir para fins pessoais.

ATENÇÃO: Os direitos do cidadão à privacidade e ao sigilo de correspondência, constitucionalmente assegurados, dizem respeito apenas à comunicação estritamente pessoal. Nosso código prevê que:

1. O e-mail corporativo é cedido ao colaborador e por se tratar de propriedade do empregador, a ele é permitido exercer controle tanto formal como material (conteúdo) das mensagens e arquivos recebidos que trafegam pelo seu sistema de informática.
2. O Colaborador da Dental Office não deve ter expectativa de privacidade em relação a quaisquer atividades, ainda que de cunho pessoal, desenvolvidas em equipamentos ou ambientes virtuais pertencentes ao Dental Office.

Segurança física da informação: As informações impressas, que contenham alguma questão estratégica da Dental Office deverão ser devidamente trituradas, tão logo não sejam mais necessárias.

Segurança do patrimônio: A responsabilidade pela preservação do patrimônio da Dental Office é de todos, sendo necessário que estejam atentos a situações ou incidentes que possam resultar em perda, má utilização ou furto do patrimônio, comunicando imediatamente ao seu Gestor e ao DPO – Data Protection Officer, devido a possível vazamento de dados sensíveis.

Segurança lógica da informação

1. As senhas de acesso aos dispositivos e softwares da empresas devem seguir as seguintes diretrizes:
   
   • Conter pelo menos uma letra maiúscula;
   • Conter pelo menos uma letra minúscula;
   • Conter números (0 a 9);
   • Conter símbolos, incluindo: ! @ # $ % ^ & * - _ + = [ ] { } | \ : ‘, . ? / ` ~ “ < > ( ) ;
   • Tamanho de no mínimo 16 caracteres;
2. A verificação em duas etapas deve ser aplicada obrigatoriamente em todos os ambientes que a utilizam, mesmo que de forma opcional, isso mantém afastadas pessoas má intencionadas, mesmo que elas saibam sua senha (Clonagem e Phishing).
3. É proibido o uso dos computadores da empresa por pessoas não autorizadas;
4. É proibido o uso de computadores pessoais para execução de atividades profissionais não vinculadas a Dental Office;
5. É proibido o compartilhamento de senhas pessoais.
6. É proibido o uso dos computadores da empresa para atividades pessoais. (Jogos, pornografia, violência e sites de download de arquivos).

6. Prevenção à Corrupção, Fraudes e Desvios

Não toleramos qualquer forma ou tentativa de corrupção ou ato ilegal que ofenda a legislação vigente.

Definimos como corrupção todo ato que envolva a promessa, o oferecimento ou a entrega, direta ou indireta, de qualquer benefício com o objetivo de se obter alguma vantagem indevida.

A fraude interna ocorre quando a Dental Office é induzida a erro por um colaborador que tem o objetivo de receber alguma vantagem indevida e na falsificação de documentos (atestados, ordens de compra, notas fiscais, despesas de viagens).

É responsabilidade de todos zelar pela integridade da Dental Office e de seus ativos, sendo obrigação de todos os colaboradores cumprir os procedimentos internos para contratação de fornecedores, novos colaboradores, pagamentos e reembolsos.

Detectar fraudes requer dos profissionais senso ético, portanto conhecer e compreender os valores éticos da Dental Office é primordial para que precauções sejam adotadas.

Assim, em casos de suspeitas de atos ilegais, é dever de todos reportar o ocorrido através do Canal de Ética e Conduta.

7. Termo de adesão e compromisso

Cada colaborador receberá uma cópia do Código de Ética e Conduta em PDF junto com este termo, onde deve declarar adesão ao nosso Código de Ética e Conduta.

Termo de Adesão e Compromisso:

Declaro que li e compreendi o Código de Ética e Conduta da Dental Office e me comprometo a aceitar e aplicar essas diretrizes em minhas atividades profissionais, pautando minhas ações em conformidade com tais regras e sujeitando-me, ainda, às penalidades cabíveis de acordo com o disposto no referido Código.

Assumo a responsabilidade em observá-lo integralmente, sem qualquer ressalva e que, em caso de dúvida, vou consultar o Gestor do meu setor previamente para a tomada de qualquer atitude.

NOME:

CPF:

DATA:

ASSINATURA:

8. Canal de Ética e Conduta

Temos um Canal de Ética e Conduta totalmente confidencial, seguro e independente, como um meio de comunicação para relatos de suspeitas ou reais violações ao nosso código, nossos valores, normas, e a toda legislação vigente.

Se você presenciou ou teve conhecimento de alguma situação que possa prejudicar a Dental Office ou que pareça contrária aos nossos valores e a este Código, entre em contato por meio do nosso Canal de Ética e Conduta.

Envie um e-mail para: canaldeetica@dentaloffice.com.br

ou para nosso DPO - Data Protection Officer

Henrique Buarque - DPO - dpo@dentaloffice.com.br

Código de Ética e Conduta - V02.0124