Prontuário odontológico digital: como funciona? Guia completo

Você já conhece as vantagens que um prontuário odontológico eletrônico pode oferecer para dentistas? Segundo definição do GOV, ele é um repositório de informações sobre a vida médica/odontológica do paciente, todas armazenadas de forma eletrônica.

Entenda como essa funcionalidade pode transformar a sua clínica, principalmente se você contar com o sistema de gestão Dental Office. Confira o artigo!

• O que é o prontuário odontológico eletrônico?
• Como o prontuário odontológico digital pode melhorar a experiência do paciente?
• Quais são os desafios mais comuns na transição para prontuários odontológicos digitais e como superá-los?
• Qual a sua importância na clínica?
• Que informações o dentista pode registrar no Prontuário Odontológico?
• Quais funcionalidades e características são essenciais em um prontuário odontológico digital?
• Os diferenciais do prontuário odontológico Dental Office
• Por que contar com o prontuário odontológico do Dental Office?

O que é o prontuário odontológico eletrônico?

Como dissemos, o prontuário eletrônico é uma funcionalidade digital feita para substituir o prontuário de papel, que é uma ferramenta ultrapassada para a gestão de uma clínica odontológica.

Além disso, o prontuário Dental Office também pode substituir outras opções de prontuários que são pouco eficientes para sua gestão odontológica, por não possuírem integração com outros setores da clínica, ou por apresentarem pouca agilidade e organização.

Como o prontuário odontológico digital pode melhorar a experiência do paciente?

A digitalização dos prontuários contribui significativamente para uma experiência mais agradável e eficiente para os pacientes. Com informações acessíveis de maneira rápida, o tempo de espera é reduzido, e o atendimento se torna mais personalizado. 

Além disso, a integração com lembretes de consulta e a facilidade de agendamento online melhoram a comunicação e a satisfação dos pacientes. 

A possibilidade de acessar o histórico de tratamentos e exames também proporciona maior transparência e confiança no atendimento.

Quais são os desafios mais comuns na transição para prontuários odontológicos digitais e como superá-los?

1. Resistência à Mudança: muitos profissionais podem ser resistentes à mudança de sistemas tradicionais para digitais. Oferecer treinamento adequado e destacar os benefícios do novo sistema pode ajudar a superar essa resistência.
2. Custo Inicial: o investimento inicial pode ser alto. No entanto, os benefícios a longo prazo, como a eficiência operacional e a redução de erros, justificam o investimento.
3. Integração com Sistemas Existentes: a integração com sistemas já existentes pode ser complicada. Escolher um software odontológico compatível e que ofereça suporte técnico é essencial.
4. Segurança dos Dados: garantir a segurança dos dados é um desafio contínuo. Implementar medidas rigorosas de segurança e manter o software atualizado são práticas essenciais.

E para escolher o melhor software odontológico para sua clínica é importante considerar outros fatores.

• Funcionalidades Oferecidas: verifique se o software odontológico oferece todas as funcionalidades essenciais para a sua clínica.
• Usabilidade: o software deve ser fácil de usar para toda a equipe.
• Suporte e Treinamento: escolha um fornecedor que ofereça suporte contínuo e treinamento para a equipe.
• Custo-Benefício: avalie o custo em relação aos benefícios e funcionalidades oferecidas.
• Segurança: o software deve ter recursos robustos de segurança e conformidade com as regulamentações vigentes.

Qual a sua importância na clínica?

O prontuário eletrônico tem um potencial muito grande dentro do atendimento odontológico. Entre suas várias vantagens, podemos destacar:

Mais agilidade no atendimento

Com um prontuário odontológico eletrônico e facilmente acessível, você vai agilizar ainda mais os seus atendimentos. Você pode acessar seu prontuário com poucos cliques, mostrando eficiência e agilidade.

Essa velocidade também permite que você otimize o seu tempo, podendo dedicar mais atenção para o paciente e suas demandas, o que faz toda a diferença na experiência do seu paciente.

Leia mais em: A era da experiência do paciente na odontologia

Um atendimento odontológico personalizado

O prontuário eletrônico Dental Office é completo: ele registra todas as informações que você precisa para um atendimento, e ainda está integrado ao financeiro e até às prescrições digitais.

Assim você pode oferecer um atendimento diferenciado e com muito mais chances de fidelizar seus pacientes. Afinal, você vai saber todo o possível sobre a situação dele.

A combinação entre a agilidade e a personalização do atendimento permitem que você pratique uma odontologia muito mais humanizada.

Eficiência na gestão

Usar um prontuário eletrônico facilita muito o trabalho do dentista e também de sua secretária. Afinal, ele reúne todas as informações em um só lugar, que pode ser acessado digitalmente, com poucos cliques.

Além disso, o acesso pode ser feito remotamente. Ou seja, não é necessário que o dentista esteja na clínica para acessar alguma informação. Assim, você ganha velocidade e eficiência na gestão da clínica odontológica.

Economia de espaço

Prontuários de papel precisam ser armazenados em algum lugar de fácil acesso em clínicas odontológicas, não é? Afinal, eles precisam ser encontrados antes de cada atendimento (o que faz o dentista ou a secretária perder muito tempo).

Um armário bem localizado certamente acabaria tomando um espaço importante da sua clínica. Já com o prontuário eletrônico você se livra completamente desse problema e pode ter um espaço menor, ou mesmo aproveitar essa economia para ampliar seus atendimentos.

Sem contar a economia e a sustentabilidade do consultório, afinal, o gasto com papel e outros materiais de escritório será menor.

Segurança das informações

A segurança dos dados e informações de seus pacientes deve ser uma prioridade na sua gestão odontológica. Ainda mais considerando as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Nesse contexto, prontuários de papel não são mais confiáveis. Afinal, eles podem ser acessados por qualquer um e ainda se deterioram com umidade e outros problemas do ambiente onde estão armazenados.

Já o prontuário eletrônico se livra desse problema: ele não se deteriora e só pode ser acessado pelas pessoas autorizadas que tiverem a senha correta dentro do sistema Dental Office.

Saiba mais sobre LGPD no nosso eBook: Como a Lei Geral de Proteção de Dados impactará as Clínicas Odontológicas?

Que informações o dentista pode registrar no Prontuário Odontológico?

A principal função do prontuário odontológico é registrar dados e informações sobre cada um de seus pacientes. Isso é importante para oferecer um atendimento de qualidade, para prescrever os tratamentos corretos e também para acompanhar todos os atendimentos que o paciente já teve.

No prontuário eletrônico do Dental Office constam informações essenciais para o atendimento de qualidade e também para a gestão de uma clínica. Os principais exemplos são: 

• Dados pessoais do paciente: aqui são as informações básicas sobre o seu paciente, incluindo nome, endereço, telefone e outros meios de contato.
• Histórico clínico: informações que relatam todos os procedimentos e atendimentos que o paciente já passou, para ajudar a orientar novas decisões do dentista.
• Anamnese: as respostas iniciais do paciente, para você conhecer as necessidades e demandas dele.
• Exames realizados: cópias de radiografias, ressonâncias, tomografias computadorizadas e exames laboratoriais em geral. Tudo acessível na tela do seu sistema.
• Tratamentos: relato dos tratamentos que o paciente já passou, como endodontia, prótese dentária, ortodontia, etc.
• Diagnósticos odontológicos: a disponibilização dos diagnósticos que o seu paciente já recebeu.
• Odontograma: o prontuário também disponibiliza esse importante documento, que descreve a situação em que se encontra cada dente para o atendimento.
• Informações sobre medicamentos: dados que indicam se o cliente tem alergias ou usa medicamentos em uso contínuo. Isso ajuda na hora da prescrição, para evitar interações medicamentosas e outros problemas.

Quais funcionalidades e características são essenciais em um prontuário odontológico digital?

1. Interface Intuitiva: um design amigável facilita o uso por parte dos dentistas e equipe administrativa.
2. Registro Completo do Paciente: capacidade de armazenar e organizar todas as informações relevantes sobre o paciente, incluindo histórico médico e tratamentos realizados.
3. Agenda Integrada: ferramenta de agendamento que sincroniza com os prontuários para garantir que todas as informações estejam atualizadas.
4. Recursos de Comunicação: funções que permitem a comunicação direta com os pacientes, como lembretes de consulta e notificações.
5. Relatórios e Análises: ferramentas para gerar relatórios detalhados e analisar dados, auxiliando na tomada de decisões e na melhoria contínua dos serviços.

Os diferenciais do prontuário odontológico Dental Office

Além de ser completo, com todas as informações importantes sobre seus pacientes, o prontuário do Dental Office ainda apresenta várias vantagens que podem transformar o seu trabalho.

Facilidade para inserir múltiplos procedimentos 

O cirurgião dentista consegue facilmente inserir procedimentos diferentes, inclusive em dentes (elementos) diferentes. Todas essas alterações e inserções ficam salvas dentro do prontuário do paciente de maneira integrada.

Preenchimento automático da evolução 

A evolução do tratamento é preenchida automaticamente, conforme o dentista finaliza os procedimentos, inserindo-os ou até removendo-os. Isso mantém um histórico importantíssimo para o tratamento. 

O dentista ainda pode acompanhar de perto toda a evolução da situação do paciente e apresentar esses resultados. Isso gera muito mais fidelização e melhora a qualidade do atendimento

Registro de evolução diferenciado por cores 

O dentista pode adicionar anotações na evolução do tratamento e atribuir cores para essas anotações, deixando em evidência as informações que forem mais importantes. Isso torna o prontuário muito mais rico, garantindo segurança para o paciente e dentista.

Facilidade em inserir anotações em um dente (elemento)

Com apenas um clique no número do dente (elemento), o dentista pode adicionar anotações sobre ele, deixando-as em evidência para vê-las sempre que acessar o prontuário.

Facilidade em lançar múltiplas manutenções 

O dentista pode lançar múltiplas manutenções com apenas alguns cliques, de forma otimizada e inteligente, poupando o trabalho de lançá-las uma a uma.

Possibilidade de nomear o tratamento 

O dentista pode nomear cada tratamento da maneira que preferir. Isso deixa o prontuário personalizado e o registro fica mais fácil de ser localizado na lista de tratamentos do paciente.

Segurança dos dados

Como vimos, um prontuário eletrônico é muito mais seguro do que os registros em papel. Mas o Dental Office vai mais longe, oferecendo um ambiente criptografado para proteger as informações digitais de ataques virtuais.

Além disso, as senhas de acesso ao sistema possuem níveis diferentes, para que apenas as pessoas autorizadas possam acessar o prontuário.

Economia financeira e de espaço

O prontuário Dental Office está disponível totalmente na nuvem! Isso significa não apenas que você não precisa de arquivos físicos, mas também que você pode dispensar a necessidade de um computador servidor para sustentar o sistema. 

Tudo está na internet, sem ocupar espaço físico na sua clínica ou espaço virtual nos seus computadores.

Isso gera uma economia financeira considerável! Essa economia soma-se à redução de custos com papel e impressão e, no fim, o prontuário acaba sendo um grande aliado da sua gestão financeira.

Facilmente acessível

O prontuário está totalmente integrado ao sistema Dental Office e pode ser acessado com pouquíssimos cliques no computador, no tablet e até no celular do dentista.

Tudo isso sem contar o aplicativo Dental Office, disponível para Android e IOS.

Integração com o sistema Dental Office

Além da acessibilidade, a integração com o sistema faz com que o prontuário odontológico Dental Office seja ainda mais eficiente!

Ele está conectado às prescrições digitais, o que permite que você receite tratamentos e medicamentos com muito mais facilidade. Sem falar que essa integração avisa se você está receitando um medicamento ao qual o paciente tem alergia, ou que vai ter uma interação medicamentosa com outro remédio.

O prontuário também está conectado ao sistema de telemonitoramento. Assim, cada atendimento a distância pode aproveitar as vantagens do prontuário eletrônico Dental Office! Além disso, o telemonitoramento fica registrado automaticamente no prontuário, o que facilita muito o trabalho do dentista.

Reúne documentos e exames

Além das informações do paciente, o prontuário também serve para reunir documentos e até exames que seu paciente realizou. Isso significa que todas as informações estão concentradas no mesmo lugar, o que facilita muito a vida do dentista e evita a perda de papéis importantes.

Por que contar com o prontuário odontológico do Dental Office?

Com tudo isso, chegamos à grande pergunta: por que vale a pena investir no prontuário odontológico do Dental Office?

A resposta está em cada uma das vantagens que já apresentamos. O prontuário eletrônico tem tudo para transformar profundamente a sua clínica odontológica! Ainda mais hoje em dia, que a tecnologia se tornou parte essencial não apenas dos atendimentos odontológicos, mas também da gestão de uma clínica.

Vivemos a era dos pacientes digitais, e sua clínica precisa acompanhar essa tendência. 

Leia mais em: Paciente Digital Odontológico: o que sua clínica precisa saber?

Ou seja: se você quer ter uma clínica do futuro, que vai crescer e prosperar no mundo digital, você precisa abraçar essa novidade.

O prontuário é o caminho para ter uma clínica odontológica muito mais digital e em dia com as necessidades atuais. Algo que fica ainda mais eficiente com as outras funcionalidades do sistema Dental Office.

Experimente tudo que o Prontuário Odontológico Dental Office oferece para sua clínica: faça um teste grátis do nosso sistema de gestão para clínicas odontológicas.

Mas se você quiser ainda mais informações antes de escolher o seu sistema, acesse um eBook feito especialmente para te ajudar a decidir. Confira: