É comum que o início de carreira gere muitas inseguranças em novos dentistas, principalmente quando se trata de abrir o próprio consultório. E não é à toa – gerenciar uma clínica exige conhecimentos sobre o mercado, finanças, organização e muitos outros aspectos para além dos ensinamentos passados na graduação.
Mas é aí que começam os desafios. Afinal, se você pretende abrir seu próprio consultório, além de dentista você deverá estar preparado para atuar como gestor.
O primeiro passo para obter sucesso na sua gestão é entender que ela é a responsável por fazer seu consultório prosperar ou ir à falência. E por isso é tão importante ter uma boa administração.
Para ter uma gestão eficiente você precisa considerar: atendimento ao cliente, controle financeiro, administração de agendamentos, entre muitas outras questões que precisam estar em harmonia e integração total.
E cumprir com a demanda que o consultório exige só se faz possível a partir da elaboração de um planejamento estratégico somado à adoção de uma tecnologia de ponta.
Então, para descomplicar um pouco, separei alguns pontos principais de gestão para te ajudar no momento de abrir sua clínica odontológica. Confira:
Tenha o apoio de pessoas fiéis e com os mesmos valores Toda empresa, organização ou instituição é formada por pessoas e isso não é diferente com uma clínica odontológica. Por isso, lembre-se: você não precisa estar sozinho nessa jornada. É impossível construir qualquer negócio escalável sem uma equipe dedicada e apaixonada. Você pode até se identificar com o seguinte caso: terminar a faculdade, abrir um consultório com colegas, praticar a odontologia e gerir essa empresa. Essa pequena história se repete com frequência no Brasil, onde milhares de profissionais sonham em ter o seu próprio negócio. Porém, tudo precisa ser arquitetado com muito cuidado. Então, no momento de escolher essas pessoas, estude e analise os profissionais que estarão dividindo o mesmo ambiente com você e com os seus pacientes. Leia mais: Como realizar um atendimento humanizado ao paciente? Sei que o sonho de abrir uma clínica odontológica é frenético e, por isso, novos dentistas iniciam o projeto por impulso, sem contar com uma análise preditiva ou até mesmo objetivos concretos. Sendo assim, o planejamento estratégico é fundamental para entregar atendimentos e serviços de valor para seus pacientes. Além de ser relevante a toda sociedade, ter um negócio sustentável e, principalmente, expandir cada vez mais. Leia mais: Metodologia SMART: como definir metas para sua clínica odontológica? Assim como você, os grandes gestores um dia já foram novos dentistas e iniciantes na gestão de clínicas odontológicas. Eles passaram por todo esse processo, cometeram erros e aprenderam. Por isso, colher feedbacks e pegar ensinamentos de quem já escalou os degraus que você deseja escalar agora é uma forma muito valiosa de aprendizado. Pergunte a essas pessoas dicas práticas e conselhos sobre o que aprenderam durante a caminhada, assim como o que não fariam novamente. Obviamente, nem todos os ensinamentos servirão para você no momento, mas lembre-se de valorizar cada um deles, uma vez que podem ser úteis no futuro. Uma gestão com registros em folhas de papel ou planilhas dificulta uma melhor segurança das suas informações e dos seus pacientes. Infelizmente a falta de recursos ao abrir uma clínica odontológica faz com que novos dentistas coloquem todos os dados em prontuários e fichas de anamnese impressas. Saiba que essa ação pode ser prejudicial para a organização do seu empreendimento como um todo. Por isso, é fundamental iniciar sua jornada com um software odontológico. Leia mais: Planilha para dentistas: 4 razões para você mantê-la longe de clínicas odontológicas Porém, sei que novos dentistas apresentam recursos financeiros limitados para as mensalidades de um sistema de gestão, não é mesmo? Contudo, o Dental Office entende que nem todos os gestores estão no mesmo momento, então, o plano Agenda Inteligente irá lhe ajudar nessa fase inicial. Como o próprio nome sugere, seu diferencial é a agenda para dentistas, que leva mais organização para o seu dia a dia e os seguintes benefícios: Além da praticidade para sua rotina de atendimentos, você ainda reduz o número de faltas e melhora o relacionamento com o seu público. Desse modo, começa com o pé direito ao abrir sua clínica odontológica e fideliza seus pacientes, um aspecto fundamental durante toda a sua carreira, mas principalmente no início. E conforme você avança na sua jornada e sente necessidade de outras funcionalidades, já sabe que o Dental Office conta com mais planos que abraçam a gestão odontológica por completo. Bom, a gestão de uma clínica odontológica também está diretamente ligada à gestão de pessoas e pacientes. Por isso, é importante entender que a convivência diária pode levar a conflitos e isso é completamente normal. No entanto, a forma como proceder nesses momentos precisa ser sabiamente analisada para evitar consequências negativas ao máximo possível. Isso não é nem uma novidade, mas gostaria de lembrar que começar um negócio nunca é fácil e sempre tem muitos desafios. Para você, dentista gestor, isso tudo é multiplicado por 2, uma vez que você exerce as funções de prática odontológica e de gestão da clínica. Então, saiba que no começo é natural se deparar com desafios e muitas vezes não tem como evitar o estresse gerado por eles. Contudo, não deixe de cuidar da sua saúde mental e busque sempre: São dicas básicas que muitas vezes esquecemos, porém, fazem uma grande diferença no dia a dia e consequentemente no seu trabalho. Leia mais: Saúde Mental: como manter uma rotina de trabalho saudável na odontologia? A gestão de uma clínica odontológica envolve diversos aspectos, como manter o controle financeiro, aumentar a produtividade do negócio, identificar prejuízos, maximizar a performance dos profissionais, melhorar a experiência dos pacientes, investir e qualificar seus serviços, entre muitas outras atividades. Mas podemos definir a busca por produtividade e uma melhor organização da sua empresa como duas de suas principais prioridades. Por que é importante sempre relembrar essa dica? Bom, você precisa ter um controle do negócio como um todo, afinal de contas é o administrador. Então, sem aumentar a produtividade não haverá crescimento, e sem uma melhor organização mais insatisfação por parte da sua equipe e dos seus pacientes você terá. Leia mais: Saiba mais sobre como abrir uma clínica ou consultório odontológico A gestão em odontologia engloba todos os processos administrativos de uma clínica ou consultório odontológico. Ou seja, trata-se de uma ferramenta essencial para gerir um negócio, utilizando de conhecimentos sobre administração e empreendedorismo para obter sucesso profissional. Essa frente deve trazer conhecimentos sobre gestão de estoque, gestão de pessoas, gestão financeira, administração geral de recursos, entre outras especificidades da área odontológica. A finalidade da gestão em odontologia é garantir que os investimentos realizados no negócio estejam bem aplicados, dando retorno financeiro para a empresa, e aumentando a produtividade no dia a dia. Ou seja, um consultório sem uma gestão feita de forma correta pode ter sérios problemas financeiros. Afinal, sem essa ferramenta, é difícil mensurar resultados e entender quais as lacunas que precisam ser preenchidas no seu negócio. E se engana quem pensa que a gestão em odontologia é direcionada apenas para dentistas que querem ou já tem clínicas ou consultórios próprios. Todos os profissionais do ramo devem entender a importância dessa ferramenta. Afinal, dentistas contratados por clínicas e consultórios podem desempenhar papéis de gestão, além do trabalho clínico. Por isso, a gestão deve ser incluída no dia a dia de todos os dentistas, e não apenas de donos de clínicas ou empresários do ramo. Isso garante que a equipe da clínica tenha o conhecimento necessário em relação a gestão e possa contribuir caso seja necessário. Como aprendemos no tópico anterior, o conhecimento sobre gestão em odontologia não deve se limitar apenas ao gestor ou dono da clínica. E isso também é válido para dentistas de diferentes especialidades e expertises. Ou seja, independente se você é implantodontista, ortodontista ou cirurgião bucomaxilofacial, a gestão deve também fazer parte do seu escopo de aprendizado. O mesmo vale para outros profissionais que trabalham na clínica, como recepcionistas, secretárias, e afins. Esses colaboradores contribuem diariamente na gestão do negócio, e devem ter noções sobre o assunto. Isso evita ruídos na comunicação entre a equipe e ajuda a criar uma gestão mais centralizada. Por isso é essencial investir em qualificação profissional para os funcionários da clínica. Leia mais: 5 dicas de cursos que todo dentista deve fazer O foco da sua clínica precisa sempre estar no seu paciente, assim, fica muito mais fácil orientar suas estratégias. Além disso, seu ramo dispõe de diversas especializações e para cada uma delas existe um público diferenciado. Ou seja, antes de mais nada é importante definir qual a sua área de atuação e só então entender melhor o seu público-alvo a partir dela. Assim, é possível buscar as informações relevantes sobre os pacientes que você pretende atender, como por exemplo: Para isso, você pode realizar pesquisas ou até mesmo utilizar os dados do Sebrae e do Conselho Regional de Odontologia (CRO) sobre a sua área de atuação. Tendo conhecimento dessas informações você poderá se preparar melhor para conquistar os pacientes certos, atendê-los de forma personalizada e criar uma relação de proximidade e confiança. Leia mais: Quais são os tipos de pacientes que estão em sua clínica odontológica? Principalmente para novos dentistas que estão pensando em abrir sua clínica odontológica, é indispensável observar quais são as tendências e novidades do mercado. Sendo assim, a melhor maneira de se fazer isso é analisando os profissionais que já atuam na área. Mas muita calma nessa hora. É importante entender que analisar a concorrência é algo completamente diferente de simplesmente copiar e seguir o fluxo sem realmente entender o que está fazendo. Analisar a concorrência é essencial para entender a faixa de preços e como os outros dentistas lidam com o gerenciamento para, a partir desse levantamento, avaliar os aspectos que são relevantes para você adotar e adaptar em seu consultório. O mercado odontológico tem uma concorrência significativa e o Brasil é o país com maior número de dentistas do mundo. Então, se você pretende abrir o seu consultório, é preciso estar devidamente preparado para apresentar novidades e pontos que façam você se destacar dos demais. Um dos aspectos mais importantes para trazer aos clientes esses diferenciais é contar com inovações desde o primeiro contato com a sua empresa. E, para isso, é fundamental estar por dentro das mudanças e novas tecnologias da odontologia. Leia mais: As principais tendências para a Odontologia em 2023 Falando nisso, algumas tecnologias que você pode usufruir são: A tecnologia transformou a maneira tradicional das consultas, e a maior prova disso foi a adoção do atendimento por telemonitoramento. Por conta da pandemia e da necessidade de distanciamento social, recorrer à tecnologia foi a opção para o setor odontológico continuar as atividades, sem colocar em risco os pacientes e os próprios funcionários. E essa tendência mostrou outros benefícios além da segurança. Com o atendimento por telemonitoramento, o seu paciente tem menos custos e trabalho para se deslocar até o consultório, por exemplo. Outro ponto positivo é que, por se tratar de consultas a distância, você poderá atrair e atender pacientes da região, não somente da cidade em que reside. Além disso, a maior vantagem é que você é capaz de fazer um acompanhamento mais completo de seus pacientes em tratamento, com a possibilidade de dar orientações e tirar dúvidas a distância. Leia mais: Como implantar o telemonitoramento em sua clínica odontológica? Na hora de definir a localização da sua clínica odontológica é preciso considerar as informações sobre seu público-alvo e buscar se manter dentro da região que seus pacientes frequentam — seja trabalho, residência ou outros pontos de interesse. Além do mais, esteja atento a questões como a presença de estacionamento, as zonas comerciais, facilidade de acesso ao consultório, níveis de segurança do bairro, tráfego de pessoas na região e concorrência de outras clínicas de dentistas. Lembre-se que a localização do seu consultório pode ser um dos diferenciais no mercado, afinal, estar bem localizado atrai visibilidade para o seu negócio. Outro aspecto que deve ser levado em consideração é que nem todo ambiente comporta um consultório odontológico, então, também avalie a infraestrutura do imóvel. Então, antes de alugar uma sala comercial e começar a montar sua clínica, é válido conferir o Manual de Serviços Odontológicos determinado pela Anvisa para se certificar que tudo está de acordo com as regulamentações. O planejamento financeiro para dentistas é uma das partes essenciais para assegurar uma boa gestão e é também um dos maiores desafios para novos profissionais no mercado. Os gastos que uma clínica gera são muitos: energia elétrica, água, telefone, internet, contratação de funcionários, equipamentos, e por aí segue uma lista extensa. Sem um bom controle do fluxo de caixa é muito provável que o seu consultório tenha custos desnecessários e o seu retorno financeiro seja prejudicado. Então, para garantir a rentabilidade do seu consultório é preciso executar essa tarefa de forma eficaz com o auxílio da tecnologia. Com um software de gestão você consegue reunir dados e informações de todo o consultório, facilitando a gestão financeira e mantendo integração com os outros setores. Uma clínica odontológica demanda de muitas funções a serem cumpridas e, por isso, é preciso contar com a ajuda de outros profissionais para manter a organização e o bom funcionamento das atividades. E, conforme a sua equipe de colaboradores aumentar, mais trabalhoso será manter o controle e integração de todos os processos dentro do consultório. É por esse motivo que opções mais digitais são essenciais para te auxiliar e evitar falhas. Exemplos de tecnologias que podem colaborar — e muito — são os dashboards de gestão e os relatórios. Com essas duas ferramentas, você consegue controlar todo seu planejamento operacional de forma detalhada. Por fim, mas não menos importante, está o investimento no plano de marketing do seu consultório. Estar presente no mundo online é um pré-requisito para todo dentista-gestor que pretende obter resultados. Hoje, as redes sociais são as grandes responsáveis por trazer mais visibilidade, atrair e fidelizar clientes, criar autoridade de marca entre muitos outros benefícios. Isso porque sem a aplicação dessas estratégias a sua clínica odontológica fica fora do radar. Sendo assim, para que cada vez mais pacientes procurem pelos seus serviços é fundamental investir em marketing. Uma ótima dica para isso é a criação de conteúdo, que pode ser na forma de posts ou vídeos para redes sociais, o que demonstra que você é autoridade na sua área e ainda compartilha informações preciosas sobre saúde bucal. A gestão de uma clínica odontológica, apesar de ser uma tarefa intimidadora, não tem tantos segredos. O processo exige organização, planejamento e integração de todos os setores do seu consultório. A tecnologia é uma realidade dentro das clínicas e contar com ela nos processos do dia a dia é fundamental. Por esse motivo, para obter resultados na gestão do seu consultório odontológico, o uso de um software para dentistas é primordial. Através de um sistema próprio para dentistas você dispõe de auxílio no processo administrativo com prontuários, agendas, cadastros, e muitas outras funcionalidades que garantem automatização e agilidade nas tarefas. Afinal, os processos manuais, além de levarem muito tempo, ainda estão sujeitos a falhas, o que não acontece com os processos digitais. Para além da otimização de tempo, contar com sistema de software ainda proporciona maior segurança e assertividade nas decisões do consultório. Por isso, se você está se preparando para abrir a sua clínica, a principal dica é apostar em software para consultório odontológico.
Faça seu planejamento estratégico com antecedência
Estude casos de sucesso de gestão odontológica
Conte com ferramentas tecnológicas
Esteja preparado para lidar com conflitos
Priorize a sua saúde mental
Busque sempre pela produtividade e pela organização
Considere todos os aspectos da gestão odontológica
Invista na sua qualificação e da sua equipe
Entenda quem será o seu público-alvo
Avalie sua concorrência
Pense nos diferenciais da sua marca
Defina a localização da sua clínica odontológica
Estabeleça um planejamento financeiro
Monte um planejamento operacional
Desenvolva um plano de marketing para dentistas
Otimize sua gestão com um software odontológico
Tenha o apoio de pessoas fiéis e com os mesmos valores
Faça seu planejamento estratégico com antecedência
Estude casos de sucesso de gestão odontológica
Conte com ferramentas tecnológicas
Esteja preparado para lidar com conflitos
Priorize a sua saúde mental
Busque sempre pela produtividade e organização
Considere todos os aspectos da gestão odontológica
Invista na sua qualificação e da sua equipe
Entenda quem será o seu público-alvo
Avalie sua concorrência
Pense nos diferenciais da sua marca
Defina a localização da sua clínica odontológica
Estabeleça um planejamento financeiro
Monte um planejamento operacional
Desenvolva um plano de marketing para dentistas
Otimize sua gestão com um software odontológico
