Como elaborar um planejamento estratégico odontológico para sua clínica ou consultório

O planejamento estratégico odontológico é um fator essencial para o sucesso do consultório ou da clínica.

A verdade é que a gestão odontológica está cada vez mais desafiadora, exigindo planejamentos e ações realmente inovadoras e precisas para alcançar os resultados desejados.

Se antes era normal realizar um balanço financeiro e decidir o orçamento para as tomadas de decisões, agora os consultórios e as clínicas precisam lidar com um cenário altamente complexo para ter autoridade no segmento. Realidade que se transforma na velocidade do mundo digital em que vivemos.

É por isso que você, dentista, empreendedor e gestor, precisará de um ótimo planejamento estratégico para se manter à frente da concorrência.

Quer aprender a elaborar um realmente eficaz? Então, continue lendo este artigo e confira nosso guia definitivo.

O que é um planejamento estratégico odontológico?

Bom, o planejamento estratégico odontológico é uma forma de gestão essencial para estimar metas e determinar os rumos do seu consultório ou clínica odontológica.

O conceito deste planejamento está associado à previsão. Portanto, nada mais é do que um processo de criação e de execução de estratégias.

Dessa maneira, em um cenário como o nosso que apresenta rápidas mudanças, exigindo a tomada de decisão com antecedência, planejar é uma ferramenta que te leva mais longe e te deixará preparado para situações inusitadas.

Sendo assim, qualquer modelo de planejamento inicia-se com a definição dos objetivos organizacionais e escolha de procedimentos e métodos para chegar onde se deseja, seguindo um processo que analisa cuidadosamente o ambiente e os riscos envolvidos em cada ação.

Leia mais: Planejamento Odontológico: o que é, e como elaborar um para o seu paciente

Contudo, planejar as ações do seu negócio não é mais uma demanda burocrática que se resume em números, gráficos e relatórios, como antigamente.

Na realidade, a organização de clínicas pode estimular a criatividade e encorajar novas ideias para solucionar os problemas da gestão de seu ambiente de trabalho.

Em suma, planejar é determinar a direção a ser seguida para o próximo mês, ano ou década, sendo necessário vários métodos, desde o diagnóstico até a elaboração de planos e ações para solução e melhora dos processos.

Para isso, você pode escolher entre três categorias essenciais de planejamento odontológico:

Planejamento estratégico

Neste planejamento o consultório ou clínica odontológica analisa o momento e a situação atual em que se encontra e fazem projeções sobre as metas e os objetivos que tem para o futuro.

Desse modo, a gestão odontológica foca em uma direção e pode colocar seus esforços, investimentos e tempo para alcançar esses objetivos.

Além disso, são realizados estudos para traçar as melhores estratégias, realocando recursos, criando soluções, aumentando a rentabilidade e a produtividade, diminuindo custos, entre outros.

Planejamento tático

Esta categoria procura colocar em prática as ações necessárias para atingir os objetivos a longo prazo estabelecidos durante o planejamento estratégico, porém, é aqui que os objetivos são definidos, além de determinar como serão atingidos.

Isso acontece pois o primeiro deve ser realizado pela gerência, enquanto o planejamento tático é feito por diferentes departamentos, tendo também seus objetivos estabelecidos a médio prazo, levando de 1 a 3 anos para serem cumpridos.

Planejamento operacional

Já o planejamento operacional diz respeito a como cada equipe e colaborador serão organizados em suas tarefas diárias.

Assim, são colocadas ações específicas para alcançar os objetivos estabelecidos pelo planejamento tático, sendo criados os planos de ação.

Portanto, é nesta fase em que são decididos os métodos utilizados para realizar as tarefas diárias, buscando maneiras de aumentar a produtividade e a organização da equipe.

Em um breve resumo, o planejamento estratégico e o tático visam onde a empresa quer chegar, pensando a longo e a médio prazo, além de estabelecer estratégias para isso.

Enquanto o operacional busca aquilo que será mais eficaz para as tarefas diárias e para aumentar a produtividade, eficiência, organização, entre outros.

Leia mais: Como fechar mais orçamentos odontológicos: 8 práticas indispensáveis

Como elaborar um planejamento estratégico para sua clínica odontológica?

Agora que você já entendeu o que é um planejamento estratégico e a importância da organização para dentistas, é essencial que você também saiba que ele acontece em etapas.

Então, para te ajudar durante este processo, eu reuni alguns pontos-chave da gestão da clínica odontológica para um modelo de planejamento completo:

Realize um diagnóstico completo da gestão de seu consultório odontológico

Antes de colocar seu planejamento odontológico em prática, você precisa realizar um diagnóstico completo do que aconteceu anteriormente.

Perceba como seus processos têm sido desenvolvidos e quais foram os resultados.

Esta etapa permite realizar um check-up, a fim de analisar os problemas enfrentados e avanços em relação às metas estabelecidas para sua clínica ou consultório odontológico.

Neste momento, não adianta basear-se somente na intuição, como acontece com muitos gestores.

Um diagnóstico eficiente envolve dados, pesquisas e métricas que envolvem o cenário odontológico interno e externo. Existem quatro métodos para isso:

• Análise dos balanços financeiros em todos os departamentos
• Levantamento da estrutura de custos fixos e variáveis
• Avaliação mercadológica de posição, mercado consumidor e concorrência.
• Estudo do equilíbrio e capital de giro

Leia mais: Como reduzir a inadimplência em clínicas odontológicas?

Utilize a análise SWOT para avaliar sua gestão odontológica como um todo

A análise SWOT é uma ferramenta do marketing para dentistas, mas que funciona muito bem no processo de gestão, pois possibilita que você tenha um diagnóstico completo de sua clínica odontológica.

Assim, os riscos na hora de dar um passo importante na sua empresa serão reduzidos, como: explorar novos mercados, oferecer um novo serviço ou criar novas estratégias de marketing.

Os principais benefícios da análise SWOT em sua clínica ou consultório odontológico, são:

• Dar mais segurança para a tomada de decisão
• Conhecer profundamente o cenário da clínica ou consultório
• Compreender a posição do negócio em relação aos concorrentes
• Antecipar-se a movimentos diversos externos
• Indicar alternativas de ação para solução e melhora de processos

No Brasil, esta análise também é conhecida como FOFA, de forças, oportunidades, fraquezas e ameaças. Conheça de maneira mais profunda como funciona esta análise:

Forças

São os elementos internos de sua clínica ou consultório odontológico. Diz respeito a sua vantagem competitiva no mercado, como por exemplo: uma sólida formação técnica, equipe capacitada, ambiente bem localizado, entre outros.

Para pensar em suas forças, leve em consideração seus diferenciais que são realmente vantagens competitivas para o mercado.

Forças são os pontos que te diferenciam de seus concorrentes, o que é decisivo para seus pacientes estarem com você e não com eles.

Leia mais: 7 critérios do paciente na hora de escolher um dentista

Fraquezas

Basicamente, são todas as coisas que precisam ser melhoradas internamente em sua clínica para oferecer um serviço melhor aos pacientes. Pode ser desde o ambiente, até questões pessoais e falta de equipamentos.

O que precisa ser melhorado para entregar uma melhor experiência para seus pacientes e atender todas as suas necessidades hoje?

Oportunidades

São as possibilidades de mercado que podem afetar positivamente o seu consultório e representar uma oportunidade de crescimento, seja ele em curto, médio ou longo prazo. Podem ser parcerias, melhoria nos equipamentos, entre outras possibilidades.

Ameaças

As ameaças são os elementos externos que podem vir a prejudicar seu negócio de alguma maneira, caso venham a acontecer.

Aqui, vale lembrar que, diferente das fraquezas, as ameaças são pontos que talvez você, como gestor, não poderá evitar ou arrumar. São pontos externos, como momentos de crise ou até mesmo uma situação pandêmica, como a da covid-19.

Por meio da análise desses quatros pontos, você terá muito mais embasamento no momento de estabelecer as estratégias e os planos para o seu consultório odontológico.

Leia mais: Como elaborar um plano ideal de marketing odontológico

Faça benchmarking na sua clínica odontológica

Comparar-se com a concorrência é uma ótima forma de extrair do mercado odontológico valiosos ensinamentos sobre o que pode dar certo e o que pode fracassar.

O benchmarking é uma estratégia fundamental para o sucesso da sua clínica ou consultório. Dessa maneira, não se trata de mera cópia, mas de compreender o que dá certo, fazendo adaptações para a sua realidade.

Na prática, existem quatro tipos diferentes de benchmarking:

• Competitivo: está relacionado aos processos de gestão das clínicas e consultórios concorrentes.

• Genérico: consiste na comparação do funcionamento e está mais ligado a processos como atendimento e organização.

• Funcional: é relativo aos tipos de serviço oferecidos e como eles acontecem.

• Interno: diferente de todos os outros, este é voltado para os processos internos de sua própria clínica ou consultório. Basicamente, é uma técnica de autoconhecimento.

Elabore objetivos coesos para seu planejamento estratégico

Com base em todos os pontos expostos, a avaliação do desempenho, pontos fortes e fraquezas, você estará preparado para traçar objetivos e metas tangíveis.

Dessa forma, conseguirá projetar o crescimento da sua clínica ou consultório odontológico de forma realista.

A ideia agora é bem simples. Consiste em não planejar nada que não possa ser cumprido. Qualquer objetivo pode ser traçado, desde que consideradas as suas limitações.

Veja alguns exemplos de metas que podem ser estabelecidas:

• Aumentar a quantidade de pacientes
• Subir o faturamento em 30%
• Expandir o consultório
• Reduzir o número de pacientes inadimplentes

Além disso, procure propor metas S.M.A.R.T. de preferência, elas vão permitir que você monitore suas ações e realize as correções necessárias ao longo do tempo para alcançar o sucesso esperado. Elas são definidas como:

• Específicas (Specific): dizem respeito a algo bem fechado, pontual, que portanto não deve ser generalizado. Por exemplo, aumentar o número de pacientes nos procedimentos de ortodontia.

• Mensuráveis (Measurable): boas metas são as que você consegue acompanhar e mensurar. É necessário estar atento para saber se elas estão sendo alcançadas. Por exemplo, sua meta pode ser aumentar o número de pacientes nos procedimentos cirúrgicos. Mas quanto? 10%? 20%? Colocar uma mensuração vai tornar a sua análise mais simples e fácil de ser alcançada.

• Alcançáveis (Attainable): metas devem ser sempre desafiadoras, ao mesmo ponto em que são possíveis de serem alcançadas. Caso contrário, elas ficarão de lado e acontecerá uma onda de desmotivação com elas a longo prazo. Por isso, é tão importante manter os pés no chão.

• Relevantes (Relevant): elas também devem ser realmente relevantes para seu negócio e seus objetivos. Isso vai garantir que toda sua equipe faça um esforço real para atingi-las.

• Temporais (Time based): é muito importante que suas metas tenham um prazo específico para serem concluídas. Isso vai garantir que você não deixe nada para depois. Voltando ao nosso exemplo: sua meta é aumentar o número de pacientes nos procedimentos cirúrgicos em 20%. Quanto tempo até isso acontecer?

Depois de estabelecer as metas e um tempo hábil para que elas sejam feitas, seguindo todos os preceitos acima, defina indicadores de acompanhamento. Eles vão permitir que você acompanhe periodicamente se o alcance dos seus objetivos.

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Trace estratégias específicas em seu planejamento tático

Nesse processo, você deverá formular as estratégias para alcançar seus objetivos. Listando seus objetivos traçados, agora basta determinar como alcançá-los.  

Por isso, é muito importante que você elabore objetivos realistas que são notoriamente alcançados. Mas, atenção, de nada adianta criar planos e estratégias e não colocar tudo em ação. 

Analise os indicadores de desempenho para verificar se seu planejamento estratégico está funcionando

Nada pode ser gerenciado se não for medido, por isso, você precisa determinar os indicadores de desempenho para cada meta.

Por exemplo, se um dos objetivos é aumentar o faturamento em 30%, você precisa monitorar se as estratégias traçadas para alcançar o objetivo estão gerando resultados.

Analise todos os seus indicadores de desempenho, alguns deles são:

• Agendamentos/cancelamentos
• Ticket médio
• Novos pacientes
• Retenção, ou taxa de fidelização
• Faturamento
• Inadimplência
• Taxa de ocupação

Leia mais: 10 dicas para aumentar a captação de pacientes na odontologia

Procure ter orçamentos detalhados 

Todo o planejamento deve tratar das finanças com cautela. Gestores odontológicos que realmente têm o controle do fluxo de caixa sabem estipular o que dá lucro e o que representa prejuízo. 

Com essas informações e a sua experiência, pode ser dado um passo adiante em relação aos gastos. Nesse aspecto, as expectativas de crescimento determinarão metas de expansão.

Caso contrário, o foco deverá ser tirar a empresa do vermelho. Portanto, fique atento ao setor financeiro de seu negócio.

A otimização e o controle de todas as transações financeiras são essenciais para garantir lucratividade em sua clínica ou consultório odontológico.

Como não errar na gestão da sua clínica odontológica?

Ser um bom dentista obviamente é a principal parte do caminho para o sucesso da sua clínica odontológica.

No entanto, não dá mais para contar apenas com esta habilidade, você também precisa atuar como um empreendedor para lidar com a gestão do seu negócio.

Mesmo ótimos dentistas podem ter problemas em seus negócios por causa de dificuldades na gestão, ainda mais com a competitividade acirrada no mercado odontológico atual.

Algumas dicas são básicas para o sucesso de uma clínica de odontologia, como chegar sempre na hora, ter uma recepção impecável, manter um ambiente limpo e organizado e investir em decoração.

Desse modo, você e sua equipe demonstram como realmente se importam com a experiência dos seus pacientes e eles com certeza irão indicar o seu trabalho para algum amigo ou familiar.

Mas eu quero ir mais longe e também te mostrar alguns erros que não podem ser cometidos de maneira alguma na sua gestão.

Confira quais percalços evitar no caminho para tornar sua clínica odontológica mais rentável:

• Desorganização profissional: organização é sinônimo de planejamento, então, descuidar desta etapa pode gerar atrasos em consultas e perdas de prazo. Contudo, um software de gestão que oferece controle de agenda, centralização de informações e organização dos processos impede que seus pacientes sejam prejudicados.

• Gestão financeira ineficaz: a receita e as despesas são partes essenciais para o sucesso do seu empreendimento. Afinal, sem um controle financeiro você não sabe quais investimentos estão gerando retorno positivo ou se a inadimplência dos pacientes está causando problemas para o seu fluxo de caixa.

• Confiança em processos ultrapassados: manter o controle dos seus pacientes em fichas e arquivos ocupa espaço na sua clínica odontológica e deixa suas informações vulneráveis. Portanto, digitalizar os seus documentos deve estar entre suas prioridades.

Leia mais: O software que você usa é realmente especializado para clínicas e consultórios odontológicos?

• Investimentos em estratégias que não dão resultados: o marketing para dentistas se tornou essencial para se destacar em um meio cada vez mais competitivo. Porém, é preciso de um cuidado especial para investir no relacionamento e na comunicação para atrair e fidelizar seus pacientes.

• Falhas na comunicação com seus pacientes: seu público está conectado em diversos canais, então, você precisa se aproveitar disso. Com um sistema de gestão você se aproxima dos seus pacientes, pois conta com possibilidades como agendamento online, campanhas de e-mail e SMS automático e confirmação de consultas que reduzem as faltas.

• Falta de atenção com os pacientes atuais: todo dentista de sucesso tem como objetivo atrair novos pacientes. Porém, é preciso lembrar que clientes fidelizados são garantias de um fluxo de atendimento, agenda sempre cheia e mais lucratividade. Um dos benefícios de contar com a tecnologia é o prontuário eletrônico, que conquista seus pacientes com atendimentos personalizados, odontograma e telemonitoramento.

Agora que você já sabe o que fazer, e principalmente o que evitar, chegou a hora de partir para a ação. O que você precisa para realizar os objetivos estabelecidos? Quanto tempo?

Nesse momento, um ótimo alinhamento com a equipe é fundamental. Quando todos conhecem quais as metas que precisam ser alcançadas e o que fazer para chegar até elas, você mantém um ambiente motivado e todos trabalham em harmonia.

Para ajudar você gestor a realizar e acompanhar seus resultados de maneira sólida, contar com tecnologia é a melhor opção.

O que me leva a um erro fatal para clínicas e consultórios odontológicos: menosprezar tudo que um bom software de gestão tem a oferecer.

Até porque é impossível se dedicar aos seus tratamentos e ainda dar conta de tudo ao mesmo tempo. Então, se você ainda não adquiriu o seu, a hora de investir é agora.

Um sistema para clínicas odontológicas, como o Dental Office, oferece relatórios precisos de suas atividades, uma vez que todas elas são centralizadas em um mesmo lugar, além de uma otimização de processos e atendimentos.

Quer saber por qual razão ele é a opção perfeita para você? Então acesse nosso eBook gratuito e descubra como nosso software odontológico foi pensado para facilitar o dia a dia da sua clínica odontológica e da sua gestão: